استقرار سیستم حسابداری

طراحی و استقرار سیستم های مالی

قطعا تمام شرکت ها به استقرار سیستم حسابداری نیاز دارند و نمی توان بدون داشتن نرم افزارهای تخصصی در این زمینه، مدیریت امور مالی را بدست گرفت. این روزها سیستم های حسابداری اهمیت بسیار زیادی دارند و کمک می کنند تا امور مالی راحت تر پیگیری شوند و گزارش های مربوطه نیز از صحت بالاتری برخوردار شوند. برای استقرار سیستم حسابداری و مالی می توانید از شرکت نامدار گروپ کمک بگیرید.

برای استقرار سیستم حسابداری فرم زیر را پر کنید...

پس از ثبت درخواست کد تخفیف برای شما ارسال خواهد شد

مراحل استقرار سیستم حسابداری

شناخت نیاز کسب و کار

با توجه به کسب و کار، نرم افزار مناسب و نیازهای جانبی آن انتخاب خواهد شد

نصب نرم افزار بر روی سرور

پس از انتخاب نرم افزار، باید به صورت دقیق و درست بر روی سرور سازمان نصب شود

اجرای سیستم به طور دستی

در صورت تمایل سیستم حسابداری به صورت دستی اجرا می شود که لازم است مراحلی طی شود

اجرای سیستم به طور مکانیزه

به علت وقت گیر بودن اجرا به صورت دستی از روش اجرای سیستم به صورت مکانیزه استفاده می شود

اهمیت استفاده از سیستم حسابداری

به جرات می توان گفت که استقرار سیستم حسابداری در تمام شرکت ها الزامی است. اما چرا؟ امروزه محاسبات مالی بدون استفاده از نرم افزارهای حسابداری تقریبا غیر ممکن است. زیرا شرکت ها صرفا نیاز به محاسبات روزمره نیاز ندارند. بلکه برخی از محاسبات و انجام امور حسابداری به قدری پیچیده هستند که انجام آن ها به طور دستی، میزان خطا را افزایش می دهد.

همچنین دریافت گزارش های مرتبط با فعالیت های مالی به طور دستی امکان پذیر نیست و باید نرم افزاری برای پردازش آن ها وجود داشته باشد. گزارشات مالی تاثیر شگرفی در آینده سازمان و پیشرفت آن دارد. زیرا مبنایی برای تصمیم گیری مدیران می باشد. 

استقرار سیستم حسابداری

به طور مثال اگر یک شرکت تولیدی یا بازرگانی بتواند بر اساس گزارشات، کالاهای پرفروش را تشخیص دهد تمرکز بیشتری بر تولید یا واردات آن خواهد کرد و در نهایت میزان سود خود را افزایش می دهد. پس با توجه به توصیفات فوق، می توان به این نتیجه رسید که استقرار سیستم حسابداری در هر مجموعه بازرگانی، تولیدی، خدماتی و … ضروری است. اگر شما مدیر یک مجموعه هستید و تخصصی در زمینه استقرار این سیستم ندارید می توانید از شرکت خدمات حسابداری کمک بگیرید. استقرار این سیستم به عنوان یکی از خدمات مالی و حسابداری در نظر گرفته می شود.

راه اندازی و استقرار سیستم حسابداری توسط کارشناسان

گام های مهم در استقرار سیستم حسابداری

شناخت نیاز کسب و کار

استقرار سیستم حسابداری یکی از مهم ترین مراحل در حین راه اندازی شرکت و سازمان می باشد. بدون شک نخستین قدم در این مسیر، انتخاب یک نرم افزار مالی مناسب است. خوشبختانه این روزها نرم افزارهای متعددی روانه بازار شده اند که هر کدام از آن ها تلاش می کنند نیاز کسب و کار را پاسخ دهند و امکانات متعددی را در اختیارشان قرار دهند. اکیدا توصیه می شود قبل از انتخاب نرم افزار مالی و حسابداری، نیاز کسب و کار خود را بشناسید تا بعد از گذشت زمانی کوتاه، شاهد هدر رفتن سرمایه و زمان خود نباشید. همچنین باید نرم افزار را از شرکتی خریداری کنید که امنیت و پشتیبانی خوبی دارد تا اگر در آینده دچار مشکل شدید بتوانید به آن ها رجوع کنید.

نکته دیگری که در این خصوص حائز اهمیت می باشد این است که شرکت های ارائه دهنده نرم افزارهای حسابداری، نسخه رایگان را در اختیار شما قرار می دهند. می توانید آن را دانلود کرده و به مدت محدود استفاده کنید. بعد از آنکه از سازگاری آن با نیاز مجموعه خود مطمئن شدید اقدام به خرید نسخه اصلی آن کنید. توجه داشته باشید که اغلب نسخه های رایگان، دارای محدودیت هستند و نمی توانید مدت زمان زیادی با آن کار کنید یا صورت حسابهای متعددی را در آن به ثبت برسانید.

استقرار انواع سیستم حسابداری

نصب نرم افزار بر روی سرور سازمان

پس از آنکه نرم افزار را با حساسیت و وسواس زیاد انتخاب کردید نوبت به این می رسد که آن را بر روی سرور سازمان نصب کنید. نصب نرم افزار باید به درستی انجام شود تا در آینده مشکلات عدیده ای را ایجاد نکند. بعد از نصب باید تمام اطلاعات مالی در آن ثبت شود. این اطلاعات شامل حقوق کارکنان، مالیات، هزینه، درآمد و … می باشد.
استقرار سیستم حسابداری از مهم ترین چالش هایی است که هر شرکتی با آن مواجه می شود. اغلب شرکت ها این کار را بسیار پیچیده و نیازمند هماهنگی میان افراد، فرآیندها و تکنولوژی می دانند.

اجرای سیستم حسابداری به طور دستی

اگر به هر دلیلی تمایل دارید استقرار سیستم حسابداری را به طور دستی انجام دهید باید مراحل زیر را با دقت طی کنید. بروز هر گونه خطا در هر مرحله، باعث ایجاد مشکلات زیادی در آینده خواهد شد:

  • بررسی بخش های نظام مالی و شناخت هر چه بیشتر آن ها
  •  تهیه فهرست حساب ها از جمله مرکز هزینه، تفضیلی، معین و کل
  •  تهیه و طراحی گزارش های مدیریتی
  •  طراحی چارت سازمانی امور مالی
  •  طراحی و تهیه فرم های مورد نیاز
  •  آموزش به پرسنل برای اجرای نظام مالی
  •  نظارت دقیق بر حسن اجرای نظام مالی
  •  تهیه بودجه برای عملیات مابی، دریافت ها و پرداخت ها، تدارکات، حقوق و دستمزد و ….

اجرای سیستم حسابداری به طور مکانیزه

این روزها اغلب شرکت ها استقرار سیستم حسابداری مکانیزه را به سیستم دستی ترجیح می دهند. زیرا ثبت رویدادهای مالی به طور دستی زمان و انرژی زیادی از پرسنل می گیرد و میزان خطا را نیز افزایش می دهد. ابتدا باید نوع سیستم حسابداری را تعیین کنید. انواع سیستم حسابداری شامل تحت ویندوز و نسخه نصبی می باشد. معمولا شرکت ها ترجیح می دهند برای افزایش امنیت، نسخه نصبی را تهیه کنند. راه اندازی سیستم مالی به طور مکانیزه و یکپارچه شامل موارد زیر می باشد:

  •  سیستم انبارگردانی
  •  سیستم بهای تمام شده
  •  سیستم حسابداری مالی
  •  سیستم فروش
  •  سیستم گزارشات مدیریتی
  •  سیستم حقوق و دستمزد
  •  سیستم تدارکات
  •  سیستم اموال
  •  سیستم اتوماسیون اداری
  •  سیستم امور قرارداد
  •  سیستم خزانه داری

مزایای استقرار سیستم حسابداری مکانیزه چیست؟

همان طور که متوجه شدید نرم افزارهای مکانیزه و یکپارچه قابلیت های بیشتری را در اختیار شرکت ها قرار می دهند. به همین دلیل شرکت ها وابستگی بیشتری به این نرم افزارها دارند. هنگامی که رویدادهای مالی متعددی در طول روز رخ می دهد در انتهای روز تنها با چند کلیک می توان آن ها را ثبت، آنالیز و رفع مغایرت کرد. این امر به صرفه جویی در زمان کمک زیادی می کند. به همین دلیل تقاضای شرکت ها در حوزه استفاده از نرم افزارهای حسابداری و استقرار آن ها افزایش پیدا کرده است. در ادامه با چند مزیت استفاده از سیستم حسابداری مکانیزه و یکپارچه آشنا خواهیم شد.

طراحی و استقرار سیستم حسابداری

تعیین چارچوب ها

از مهم ترین ویژگی ها و مزایای سیستم حسابداری یکپارچه این است که می توان قوانین مربوط به کسب و کار را برای آن تعریف کرد تا برای همیشه بر اساس یک روال کاری مشخص، جلو برود. بر این اساس می توان امور را راحت تر پیگیری کرد و در صورتی که مغایرتی وجود داشته باشد به راحتی قابل کنترل و رفع شدن است.

امنیت

هنگامی که از سیستم حسابداری دستی استفاده می کنیم امنیت مدارک و اسناد مالی با خطرات زیادی مواجه می شود. این خطرات شامل سرقت، آتش سوزی و … است. اما نرم افزارهای حسابداری که از سیستم مکانیزه و غیردستی برخوردار هستند امنیت بالاتری دارند و علاوه بر آن شفافیت امور مالی نیز بیشتر خواهد بود. در سیستم های دستی، به راحتی تخلفاتی همچون اختلاس و دزدی رخ می دهد. اما از آنجایی که سیستم های مکانیزه قابل کنترل هستند کمتر شاهد این مشکلات خواهیم بود.

سرعت در ثبت اطلاعات

از دیگر مزایای استقرار سیستم حسابداری مکانیزه این است که سرعت در ثبت اطلاعات را افزایش می دهد. تصور کنید که شما در طول روز باید ۵۰۰ سند را ثبت کنید. اگر سیستم دستی باشد قطعا ثبت تمام آن ها بسیار زمان بر و پر از خطا خواهد بود .اما نرم افزارهای حسابداری به شما کمک می کنند تا این ثبت ها بدون خطا و در سریع ترین زمان ممکن انجام شوند. این موضوع در شرکت هایی که حجم تراکنش بالایی دارند بسیار مهم است.

سهولت در آنالیز اطلاعات

یک شرکت تولیدی را تصور کنید که در طول سال حجم بالایی از کالا و محصولات را تولید می کند و در انتهای سال می خواهد اطلاعات مربوط به خرید، فروش، بهای تمام شده، تولید و هزینه را شناسایی کند. استقرار سیستم حسابداری کمک می کند تا این اطلاعات در کوتاه ترین زمان ممکن آنالیز شوند و گزارشات مربوط به آن صادر شوند. این کار تنها با زدن چند دکمه انجام می شود تا بتوانید گزارشات فصلی را تهیه و ارائه کنید. قطعا انجام این کار به طور دستی امکان پذیر و مقرون به صرفه نخواهد بود.

کاهش هزینه ها

برخی از شرکت های تازه تاسیس تصور می کنند که خرید نرم افزار حسابداری، هزینه است. در حالی که با گذر زمان متقاعد می شوند که نوعی سرمایه گذاری بوده است. تنها کافیست یک نرم افزار حسابداری کامل و جامع را خریداری کرده و یک حسابدار استخدام کنید تا امور را پیگیری کند. اگر به هر دلیلی امکان استخدام حسابدار برای شما وجود ندارد می توانید امور مالی خود را برون سپاری کرده و از شرکت خدمات حسابداری کمک بگیرید. این شرکت ها در زمینه های مختلف از جمله مشاوره حسابداری، مشاوره مالی، خدمات مالی و مالیاتی و … نیز آماده همکاری با شما هستند.

اگر تاکنون اقدام به استقرار سیستم حسابداری در سازمان نکرده اید پیشنهاد می کنیم هر چه سریع تر این کار را انجام دهید. زیرا با گذر زمان، با حجم عظیمی از اسناد و مدارک مالی مواجه خواهید شد که سروسامان دادن به آن ها شما را کلافه خواهد کرد. تهیه نرم افزارهای حرفه ای حسابداری، هزینه نیست بلکه یک سرمایه گذاری ارزشمند است که ارزش خود را در طول زمان ثابت می کند.

بدون دیدگاه

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *