نگاهی به بازرسی بیمه ای از کارگاه ها

ماده ۱۰۲ قانون تامین اجتماعی

کارفرمایان توجه داشته باشند که اگر از بازرسی صندوق توسط بازرس جلوگیری کنند و یا اجازه فتوکپی یا عکس گرفتن از دفاتر و مدارک را به بازرس ندهند، به جزای نقدی محکوم می شوند. لازم به ذکر است که گزارش بازرسان تامین اجتماعی در این خصوص، حکم گزارش ضابطین دادگستری را دارد.

ماده ۴۰ قانون تامین اجتماعی

اگر کارفرما از ارسال صورت حساب حقوق و دستمزد در ماده ۳۹ قانون خودداری کند، صندوق این اجازه را دارد تا حق بیمه را تعیین کرده و از کارفرما وصول کند.

با توجه به تمام قوانین فوق، مهم ترین هدف بازرس تامین اجتماعی از بازرسی کارگاه ها، این است که بیمه شدگانی که مشمول قانون تامین اجتماعی می باشند را شناسایی کنند و شرایط استفاده از مزایای تعریف شده در قانون را برای آن ها مهیا کنند.

نکات مهم بازرسی بیمه ای از کارگاه ها

اولین بازرسی از کارگاه

• شرکت هایی که به تازگی تاسیس می شوند باید کد کارگاه دریافت کنند و یکی از مراحلی که باید بدین منظور طی شود، بازرسی اولیه بیمه است. در واقع از مهم ترین فاکتورها برای یک کارفرما، گزارش بازرسی ارائه شده از سوی بازرس تامین اجتماعی می باشد.
• نخستین لیست بیمه که هر کدام از کارفرمایان برای سازمان تامین اجتماعی ارسال می کنند باید منطبق با گزارش ارسالی بازرس بیمه باشد.
• بازرس تامین اجتماعی برای آنکه مطمئن شوید که کارگاه مورد نظر واجد شرایط کارگاهی می باشد یا خیر باید چند مورد مهم از جمله احراز هویت کارگاه، ارزیابی مدارک ارائه شده در موقع ثبت نام، احراز هویت کارفرما، صحت محل ملک و … را بررسی کند.
• بازرس تامین اجتماعی در بازرسی اوبیه باید به کارکنانی که در محل کارگاه حضور دارند اشاره کند و اطلاعات دقیق آن ها را بررسی کند. در این گزارش باید نوع فعالیت کارکنان، تاریخ شروع به کار و دستمزد قانونی آن ها ذکر شود.
• کارفرما باید به لیستی که توسط بازرس نوشته می شود دقت کند تا نام برخی از افراد از قلم نیفتد.

همکاری با بازرس

• کارفرما موظف است در هنگام بازرسی بیمه ای از کارگاه ها ، با بازرس تامین اجتماعی همکاری کند و تمام اطلاعاتی که بازرس نیاز دارد را در اختیار او قرار دهد. کارفرمایان باید توجه داشته باشند که صحت اطلاعات اهمیت زیادی دارد.
• عدم همکاری کارفرما با بازرس تامین اجتماعی عواقب خاص خود را به همراه دارد که یکی از مهم ترین آن ها غیرفعال شدن کد کارگاهی است. در این شرایط کارفرما باید به طور مجدد به سازمان تامین اجتماعی مراجعه کند و بعد از ارائه اطلاعات مورد نیاز بازرس، درخواست فعال سازی کد کارگاهی را داشته باشد.

اهمیت گزارش بازرس

گزارشی که در پروسه بازرسی بیمه ای از کارگاه ها تهیه می شود به منزله یک سند رسمی می باشد که از اعتبار قانونی برای ارائه به مراجع مختلف برخوردار است. این مراجع شامل شورای حل اختلاف، اداره کار و …. می باشد. کارشناس، قاضی و هر شخص رسیدگی کننده می تواند این سند را مبنای تصمیم گیری خود قرار دهد. این امر نشان می دهد که گزارش بازرسی چقدر مهم است و کارفرمایان باید در راستای تهیه دقیق آن تلاش کنند.

آمادگی در برابر بازرسی

کارفرمایان باید بدانند که بازرسی بیمه ای از کارگاه ها به چند شیوه مختلف انجام می شود:

• بازرسی ها در اغلب مواقع به طور سرزده و بدون هماهنگی انجام می شود و گزارشی از تعداد افراد شاغل تهیه خواهد شد.
• بازرسی های تامین اجتماعی از نوع کشفی هستند. به این معنا که بازرس ها به طور سرزده به کارگاه مراجعه می کنند و از کارفرما درخواست ارائه کد کارگاهی می کنند.
• اگر کارفرما به منظور تشکیل پرونده و دریافت کد کارگاهی اقدامات لازم را انجام نداده باشد، بازرسی لیستی از افراد شاغل در آن کارگاه تهیه می کند و بدین صورت، کارفرما را ملزم به ارائه مدارک برای تشکیل پرونده خواهد کرد. توجه داشته باشید که در این نوع بازرسی، احتمال جریمه شدن کارفرما به دلیل سرپیچی از قوانین وجود دارد.
• نوع دیگری از بازرسی وجود دارد که از نوع تحقیقی می باشد. به این صورت که برخی از کارکنان از کارفرما شکایت کرده اند یا خود کارفرما درخواست بازرسی مجدد کرده باشد. معمولا بازرسی تحقیقی به این دلیل انجام می شود که در بازرسی سرزده، اسم بعضی از کارکنان درج شده اما کارفرما نام او را در لیست بیمه لحاظ نکرده است.

امکان اعتراض به بازرسی بیمه تامین اجتماعی وجود دارد؟

کارفرما می تواند نسبت به نتیجه بازرسی بیمه ای از کارگاه ها اعتراض کند. از آنجایی که اغلب فرآیندهای اداری، به شکل الکترونیکی درآمده اند نیازی نیست که کارفرمایان به اداره تامین اجتماعی مراجعه کنند. بلکه کافیست وارد آدرس اینترنتی Erequest.tamin.ir شوند و گزارشی که بازرس از آن ها تهیه کرده است را مشاهده کنند. ثبت اعتراض در همان قسمت امکان پذیر است. همچنین امکان پیگیری و مشاهده نتایج اعتراض های قبلی نیز میسر است.

توجه داشته باشید که علاوه بر کارفرما، کارکنان نیز می توانند اعتراض کنند. به این معنا که اگر کارکنان در کارگاهی شاغل هستند که کارفرما حق بیمه آن ها را پرداخت نکرده است می توانند اعتراض خود را در پورتال یا سامانه تامین اجتماعی ثبت کنند.
هنگامی که اعتراض در پورتال تامین اجتماعی ثبت شد درخواست بازرسی نیز ایجاد خواهد شد و اگر شعبه تامین اجتماعی با اعتراض موافقت نمود، بعد از انجام بازرسی، یک پیامک به شماره ای که فرد ثبت کرده ارسال خواهد شد.

گزارش بازرسان کارگاه

بر اساس ماده ۴۷ قانون تامین اجتماعی، شعب سازمان تامین اجتماعی جهت اطلاع و تهیه گزارش از وجود کارکنان و فعل و انفعالات نیروی انسانی در کارگاه، بازرسانی را به کارگاه ها اعزام می کنند.گزارش های تهیه شده توسط بازرسان برای تعیین تعداد کارکنان و محاسبه حق بیمه تا تاریخ گزارش بعدی معتبر است و مالک محاسبه حق بیمه قرار می گیرد. 

کارفرمایان لازم است به حضور بازرسان سازمان در کارگاه خود توجه کافی کنند و از اعلام اطلاعات کاری و افراد شاغل به صورت واقعی دریغ نکنند. زیرا در صورت عدم توجه به ارائه اطلاعات واقعی، اول از همه خود کارفرمایان متضرر خواهند شد. در صورتی که بیمه شده در اولین گزارش بازرسی مدعی داشتن سابقه قبلی در همان کارگاه باشد حداکثر تا یک سال قبل از تاریخ بازرسی قابل محاسبه خواهد بود. 

براساس دستورالعمل مربوط به بازرسی، حداقل سه بار در سال بازرسی از کارگاه ها پیش بینی شده است و بازرس موظف است مشخصات بیمه شدگان را به صورت دقیق ثبت و یادداشت کند.

اگر در کارگاهی رابطه کارگری و کارفرمایی، اشتغال در کارگاه و دریافت حقوق و مزایا مشاهده شود، بازرس می تواند مطابقت بازرسی با لیست را اعلام کند. ولی اگر لیست با بازرسی مطابقت نداشت از تاریخ عدم مطابقت، کارفرما باید به شعبه تامین اجتماعی مراجعه و درخصوص رفع مشکل اقدام کند، وگرنه هر لیستی که پس از عدم مطابقت به شعبه ارسال شود، لیست غیرواقع محسوب می شود.

در مورد بازرسی موارد زیر قابل ذکر است: بازرسان کارگاه ها موظف هستند گزارش بازرسی را در کارگاه تنظیم کنند و حتی الامکان امضای کارگرانی را که اسامی آنان در گزارش بازرسی درج شده، اخذ کنند. همچنین گزارش بازرسی را به امضای کارفرما یا نماینده کارفرما برسانند و اگر هریک از آنها از امضا خودداری کند، مراتب را در گزارش بازرسی درج کنند. عدم امضای گزارش بازرسی توسط کارکنان و کارفرمایان یا نمایندگان آنها، به هیچوجه از اعتبار گزارش بازرس نمی کاهد. گزارش بازرسان به منزله گزارش ضابطین دادگستری تلقی می شود، بنابراین برخورد و رفتار مناسب کارفرمایان با بازرسان و ارائه اطلاعاتت درخواستی به آنها از الزامات قانونی است. بازرسان سازمان پس از تنظیم گزارش بازرسی باید نسخه دوم گزارش را به کارفرما تحویل دهند و در صورت حضور نداشتن کارفرما در کارگاه، آن را به نماینده و یا یکی از افراد حاضر در کارگاه تحویل دهند.

گزارش بازرسان دفاتر قانونی

سازمان می تواند جهت تعیین حق بیمه کارکنان شرکت ها و کارخانه ها، دفاتر را مورد بازرسی قرار دهد و کارفرما موظف است با بازرسان سازمان همکاری کند و دفاتر را در اختیارشان قرار دهد. طبق قانون کلیه شرکت هایی که تحت پوشش تامین اجتماعی قرار دارند باید آمادگی حسابرسی توسط حسابرسان تامین اجتماعی را داشته باشند. برای این رسیدگی زمان خاصی وجود ندارد و بنا به تشخیص شعبه تامین اجتماعی یا در موارد خاص مانند صدور مفاصاحساب بنا به تقاضای واحد بیمه پرداز انجام خواهدد شد. درواقع حسابرسی پایان دوره، به کلیه اختلافات بین واحد بیمه پرداز و واحد درآمد تامین اجتماعی پایان میدهد. با انجام حسابرسی بیمه ای، از سال مورد نظر و با پرداخت بدهی اعلام شده بابت حسابرسی بیمه ای سال مربوطه، کلیه بدهی های برآوردی قبلی حذف می شود و تا پایان سال واحد بیمه پرداز فاقد بدهی به تامین اجتماعی خواهد بود.

چنانچه بدهی اعلام شده به کارفرما به استناد گزارش بازرسی از دفاتر قانونی شرکت باشد کارفرما می تواند در صورت اعتراض به بدهی اعلام شده، قبل از طرح اعتراض در هیئت های بدوی و تشخیص مطالبات، یک نسخه از گزارش بازرسی از دفاتر قانونی را کتبا و به هزینه خود درخواست کند. معمولا قبل از حسابرسی، فرم های مخصوصی به شرکت مربوطه ارسال میشود که در آن یکسری اطلاعات در رابطه با دفاتر قانونی و اظهارنامه های مالیاتی مورد سوال قرار می گیرد. پس از تکمیل فرم های مربوطه و ارسالل آنها به موسسه یا شعبه ذیربط توسط شرکت، مراحل بعدی انجام می شود.

 موسسات حسابرسی سازمان تامین اجتماعی پس از رسیدگی، مدارک مربوطه را در فرم های مخصوص وارد می کنند و به شعبه ذیربط که پرونده مطالباتی شرکت در آن رسیدگی میی شود ارسال می کنند و شعبه پس از دریافت گزارش نسبت به محاسبه و اعلام بدهی حق بیمه به شرکت اقدام می کند. در این حالت موسسات حقوقی به استناد مواد ۴۲ و ۴۳ قانون تامین اجتماعی حق اعتراض و ارائه مدارکی دال بر رد بخشی از بدهی اعلام شده در صورت عدم پذیرش مبلغ تعیین شده را دارند.

بدهی حق بیمه ناشی از حسابرسی از تاریخ ابلاغ به کارفرما تا ۳۰ روز مشمول جریمه تاخیر نیست و پس از آن اعم از اینکه در مرحله برآوردی باشد، یا قطعی، ماهیانه ۲ درصد جریمه تاخیر پرداخت به آن تعلق می گیرد. در مورد حسابرسی از دفاتر قانونی کارگاه ها، این امکان فراهم شده که حسابرسی دفاتر قانونی به موسسات حسابرسی یا حسابرسان مستقل عضو جامعه حسابداران رسمی ایران واگذار شود

لیست و صورت مزد ارسالی توسط کارفرما براساس ماده ۳۹ قانون تامین اجتماعی

کارفرما موظف است صورت مزد و دستمزد کارکنان را تهیه کند و حداکثر تا آخرین روز ماه بعد به سازمان ارائه دهد. لیست ارسالی توسط کارفرما مالک محاسبه و دریافت حق بیمه قرار می گیرد. برای کارفرمایان کارگاه های مشمول معافیت سهم کارفرما تا میزان ۵ نفر این مهلت تا آخرین روز دو ماه بعد خواهد بود. در مواردی نیز حق بیمه به صورت مقطوع تعیین می شود که این اقدام در صورت عدم ارسال لیست توسط کارفرما، فقدان گزارش بازرسی از کارگاه ها یا دفاتر قانونی به دلیل همکاری نکردن کارفرما در ارائه مدارک الزم انجام می پذیرد. در برخی از مشاغل نیز به دلیل ماهیت شغلی و فقدان سازوکار لازم برای تشخیص دستمزد و تعیین حق بیمه، حق بیمه به صورت مقطوع تعیین می شود.

بازرسی چه مواردی را دربرمی گیرد؟

در این مورد کارگاه ها به دو دسته تقسیم می شوند:

کارگاه هایی که کارفرما لیست مزد و حقوق را به سازمان ارسال می کند. در این موارد بازرسی طبق آخرین لیست ارسالی انجام می گیرد و فقط اسامی افرادی که در کارگاه شاغل هستند، ولی کارفرما صورت مزد و حقوق آنها را به سازمان ارسال نکرده، در گزارش بازرسی درج می شود.

کارگاه هایی که کارفرما صورت لیست مزد و حقوق را به سازمان ارسال نمی کند. در مورد این کارگاه ها اسامی و مشخصات کلیه افراد شاغل در گزارش بازرسی درج می شود