هنگامی که اصول بایگانی اسناد حسابداری را بدانیم و بر اساس آن عمل کنیم دسترسی به اسناد مورد نظر آسان تر خواهد شد. به طور کلی بایگانی این اسناد به سه دسته جاری، نیمه جاری و راکد طبقه بندی می شود که هر کدام از آن ها مفاهیم جداگانه ای دارند. در این مطلب علاوه بر بررسی اصول بایگانی اسناد حسابداری به مواردی همچون هدف از بایگانی، اهمیت بایگانی و … نیز خواهیم پرداخت.
بایگانی اسناد حسابداری
پایبند بودن به اصول بایگانی اسناد حسابداری و اجرای صحیح آن ، از اتلاف وقت و هزینه در طول زمان جلوگیری می کند. هر رویداد مالی که دارای حداقل یک بدهکار و یک بستانکار باشد و در دوره مالی خاصی رخ داده باشد سند حسابداری نامیده می شود. این اسناد زمانی به بایگانی منتقل می شوند که فرآیند اداری آن ها به پایان رسیده باشد اما احتمال رجوع به آن ها در آینده وجود داشته باشد. برخی از افراد تصور می کنند که بایگانی صرفا برای نگهداری اسناد کاغذی است. در حالی که می توان علاوه بر اسناد کاغذی اقدام به نگهداری فیلم، عکس، گزارشات و … نیز کرد.
بایگانی انواع ثبت حسابداری به مدیران سازمان کمک می کند تا بتوانند پردازش سریع تری داشته باشند و تصمیم گیری ها را در بهترین زمان انجام دهند. هنگامی که اصول بایگانی اسناد حسابداری به درستی اجرا شود دسترسی به آن ها با کمترین زمان و هزینه امکان پذیر خواهد شد.
انواع روشهای بایگانی اسناد در حسابداری
یک دسته بندی رایج برای بایگانی کردن سندهای حسابداری وجود دارد که بر اساس طول عمر آن هاست:
- بایگانی جاری: این شیوه از دسته بندی و بایگانی به منظور نگهداری و حفظ اسنادی است که فعال هستند و به طور دائم موردنیاز می باشند. به این معنا که باید دسترسی مداوم به آن ها وجود داشته باشد.
- بایگانی نیمه جاری: این روش به منظور نگهداری و حفظ اسنادی است که فعال هستند اما مراجعه به آن ها دائمی نیست. بلکه بر حسب نیاز است.
- بایگانی راکد: این نوع از بایگانی برای اسناد و مدارکی انجام می شود که کارآیی خود را از دست داده اند و فعال نیستند. همچنین در آینده نیز مورد استفاده قرار نمی گیرند. اما بر اساس قانونی که وجود دارد باید تا مدت محدودی در شرکت وجود داشته باشند.
اصول بایگانی اسناد چیست؟
از مهم ترین اصول بایگانی اسناد حسابداری این است که تمام اطلاعات مربوط به حقوق و دستمزد، بیمه، هزینه ها و … در دسته بندی های مربوطه قرار بگیرند. قطعا معیارهای مختلفی برای حرفه ای بودن حسابدار وجود دارد که یکی از آن ها انتخاب بهترین روش برای بایگانی اسناد می باشد. یک حسابدار حرفه ای صرفا خدمات حسابداری ارائه نمی دهد بلکه با دسته بندی صحیح اسناد، امکان دسترسی آسان به آن ها را فراهم می کند. در بایگانی کردن باید بدانیم که اسناد حسابداری از یک چرخه حیات برخوردار هستند که باید به آن ها توجه کرد:
مرحله ایجاد
مهم ترین هدف در این مرحله، کاهش تولید سوابق و مهار آن هاست. چند اقدام موثر در این مرحله وجود دارد که می تواند ما را به هدف نزدیک تر کند:
- استانداردکردن فرم اه
- استاندارد کردن پوشه ها و نوع کاغذها
- نظارت و کنترل بر دریافت سواق
- استفاده از روش های استاندارد در تنظیم اسناد
- پیشگیری از تکثیر بی رویه سوابق
مرحله بکارگیری و استفاده
مهم ترین هدف در این مرحله دسترسی راحت و آسان به مدارک است. برای رسیدن به این هدف چند روش وجود دارد:
- تهیه ابزارها و تجهیزات مناسب
- جدا کردن پرونده های غیرفعال یا راکد
- بالاتر بودن پرونده های فعال و ضروری تر
- استفاده از اصول و روش های مناسب برای تشکیل پرونده
مرحله تعیین تکلیف
در این مرحله شاهد ارزشیابی کردن تمام اسناد و مدارک موجود هستیم. این مرحله اهمیت زیادی دارد چون اطلاعات زیادی را در خود جای می دهد. افرادی که با اصول بایگانی اسناد حسابداری آشنایی دارند به خوبی می دانند که تعیین تکلیف کردن اسناد، از همان مرحله اول نقشی پنهان دارد.
نحوه بایگانی اسناد در زونکن
هنگامی که بخواهیم نسخه های فیزیکی اسناد را نگهداری کنیم، زونکن ابزار مناسبی خواهد بود. زیرا نظم زیادی ایجاد می کند و امکان جستجوی راحت را فراهم خواهد کرد. توجه داشته باشید که اصول بایگانی اسناد حسابداری در زونکن بر اساس چند معیار است:
- حروف الفبا: در این روش از ترتیب حروف الفبا برای دسته بندی اسناد استفاده می شود.
- اعداد: طبقه بندی کردن بر اساس اعداد نوعی قرارداد است که هر کدام معنا و مفهوم خود را دارند. به طور مثال معیار دسته بندی می تواند شماره پرسنلی افراد باشد.
- ترکیب الفبا و اعداد: این روش نیز به صورت قراردادی است و بیان کننده دسته بندی خاصی می باشد.
- موضوع: رایج ترین و البته دقیق ترین روشی که برای بایگانی اسناد حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد موضوع می باشد که نسبت به سایر روش ها چالش های بیشتری نیز دارد. بهتر است موضوعات بر اساس حروف الفبا مرتب شوند.
- رنگها: در شرکت هایی که تعداد پرونده ها زیاد نیست می توان زونکن ها و پوشه ها را بر اساس رنگ دسته بندی کرد و هر کدام از رنگ ها را به اسناد خاصی (مثلا هزینه ها، درآمدها، حقوق، بیمه و …) اختصاص داد.
- منطقه جغرافیایی: این روش زمانی قابل اجراست که معیار مراجعه به مدارک و اسناد، شهر یا منطقه جغرافیایی باشد.
- تاریخ: هنگامی که معیار مراجعه به مدارک و اسناد سال، ماه، هفته یا روز باشد می توان از این روش برای دسته بندی استفاده کرد.
نکات مهم برای مدیریت صحیح اسناد کاغذی
- قبل از آنکه اصول بایگانی اسناد حسابداری را اجرا کنید، اسناد را به خوبی بررسی کنید و موارد غیرضروری را حذف کنید. در این حالت حجم مدارک به طرز بی رویه ای زیاد نمی شود و در نهایت شاهد صرفه جویی در فضای بایگانی خواهیم بود.
- بهتر است محل بایگانی از محل کار خیلی دور نباشد تا دسترسی به آن راحت تر باشد.
- برای آنکه پوشه ها را نامگذاری کنید از یک روش ثابت استفاده کنید. تغییر مداوم روش باعث سردرگمی خواهد شد.
- اسناد مهم و غیر مهم را از یکدیگر جدا کنید. اسناد مهم باید در مکانی ذخیره شوند که دسترسی به آن برای افراد خاصی فراهم باشد.
- پرونده های ناتمام باید از پرونده های تمام شده جدا شوند تا دسترسی بهتری به آن ها وجود داشته باشد.
مزایای بایگانی مدرن
درسال های اخیر اصول بایگانی اسناد حسابداری از شیوه سنتی به مدرن تغییر کرده است. اما همچنان بسیاری از شرکت ها و سازمان ها از روش های سنتی استفاده می کنند. در بایگانی مدرن احتمال خطا و اشتباه بسیار کم است و سرعت بالایی در انتقال و نگهداری اسناد وجود دارد. علاوه بر آن جستجوی اطلاعات سریع تر و آسان تر است و همانند بایگانی سنتی به فضای زیادی برای ذخیره سازی نیاز نیست. بایگانی مدرن همان بایگانی الکترونیکی است که تمام اسناد و مدارک به شکل فایل الکترونیکی ذخیره می شوند. این اسناد اسکن می شوند و تصویر آن ها به شکل الکترونیکی ذخیره می شود.
بدون دیدگاه