در این مطلب شما را با مدارک لازم جهت اخذ پلمپ دفاتر آشنا خواهیم کرد. این مدارک برای افراد حقیقی و حقوقی متفاوت است و هر کدام از آن ها باید مدارک مربوط به خود را ارائه دهند. اما منظور از پلمپ دفاتر چیست ؟ با استناد به ماده ۶ قانون تجارت، هر کدام از افراد حقیقی یا حقوقی که به امر تجارت مشغول هستند باید تمام هزینه ها و درآمدهای خود را به طور روزانه، هفتگی و … درون دفاتر روزنامه و کل به ثبت برسانند.
پلمپ دفاتر قانونی
قبل از آنکه به مدارک لازم جهت اخذ پلمپ دفاتر اشاره کنیم باید بگوییم که تمام اشخاص حقیقی و حقوقی که در زمینه تجارت فعالیت می کنند باید هزینه ها و درآمدهای خود را به ثبت برسانند و بهترین محل برای ثبت آن ها دفاتر قانونی هستند. در حال حاضر دفتر روزنامه و کل جزو دفاتر قانونی محسوب می شوند که باید آن ها را در انتهای دوره مالی، به مراجع ذی ربط از جمله سازمان امور مالیاتی تحویل داد تا بر مبنای آن میزان مالیات تعیین شود. پلمپ دفاتر برای تمام شرکت هایی که در اداره ثبت شرکت ها، به ثبت رسیده اند الزامی است.
- دفتر روزنامه: در این دفتر تمام موارد از جمله هزینه، سود و زیان به طور روزانه درج می شود. بعد از اتمام هر ماه، تمام اطلاعاتی که در دفتر روزنامه وجود دارد تا حداکثر ۱۵ ام ماه بعد باید به دفتر کل انتقال پیدا کنند.
- دفتر کل: همان طور که اشاره کردیم اطلاعات مندرج در دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می شوند. اطلاعاتی که در این دفتر به ثبت می رسد بر اساس کدینگ است و درج آن ها در صفحات مخصوص انجام خواهد پذیرفت.
پلمپ دفاتر برای شرکت ها و واحدهای تجاری تازه تاسیس تا ۳۰ روز بعد از درخواست امکان پذیر می باشد. اما این موضوع برای سایر شرکت ها، هر سال مالی از فروردین تا انتهای اسفند است. به این معنا که قبل از آغاز سال مالی جدید باید پلمپ دفاتر اخذ شوند. به طور مثال باید مدارک لازم جهت اخذ پلمپ دفاتر سال ۱۴۰۳ تا ۲۹ اسفند ۱۴۰۲ ارائه شوند و اقدامات لازم در این خصوص انجام شود. در غیر این صورت ممکن است دفاتر مورد قبول قرار نگیرند و مشکلاتی از جمله علی الراس شدن مالیات رخ دهد.
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر (اشخاص حقیقی)
- فتوکپی از کارت ملی فرد حقیقی
- فتوکپی از مجوز یا پروانه کسب
مدارک لازم برای پلمپ دفاتر (اشخاص حقوقی)
- مهر شرکت و فتوکپی از کارت ملی مدیر عامل شرکت
- فتوکپی آگهی روزنامه رسمی کشور (درج و اعلام تاسیس شرکت)
- فتوکپی آگهی روزنامه رسمی کشور ( در صورت تغییرات در شرکت )
- ارائه معرفی نامه یا وکالتنامه ( در صورت معرفی نماینده یا وکیل برای پلمپ دفاتر )
تکلیف شرکت های غیرفعال چیست؟
پس از آنکه به مدارک لازم جهت اخذ پلمپ دفاتر اشاره کردیم نوبت به این می رسد که به یک سوال مهم اشاره کنیم و آن هم این است که اگر یک شرکت غیر فعال است و هیچگونه درآمد یا هزینه ای ندارد باز هم نیاز به اخذ پلمپ دفاتر دارد؟ قطعا بله ! تمام شرکت هایی که در اداره ثبت شرکت ها، به ثبت رسیده اند موظف هستند که عدم فعالیت خود را به سازمان امور دارایی اعلام کنند و دفاتر را به طور سفید و خالی به سازمان ارائه کنند. در غیر این صورت جریمه هایی برای آن ها درنظر گرفته خواهد شد. این موضوع صحیح است که آن ها هیچ فعالیتی در خصوص انجام امور حسابداری ندارند اما به معنای آن نیست که از تکالیف قانونی خود سرباز بزنند.
نحوه پلمپ دفاتر تجاری
هر کدام از شرکت ها به حداقل ۱ دفتر روزنامه و ۱ دفتر کل نیاز دارند. قطعا هر چقدر میزان فعالیت اقتصادی شرکت بیشتر باشد می توانید تعداد دفاتر بیشتری سفارش دهد. البته این دفاتر به صورت ۵۰ ، ۱۰۰ و ۲۰۰ برگ عرضه می شوند. بهتر است در صورتی که حجم فعالیت بالاست اقدام به دریافت دفاتر ۲۰۰ برگی شود.
اگر دفاتر پلمپ نشوند امکان دریافت کد اقتصادی و مفاصا حساب مالیاتی وجود نخواهد داشت. علاوه بر آن تمام اشخاص حقیقی یا حقوقی به منظور دریافت کارت بازرگانی موظف هستند که مدارک لازم جهت اخذ پلمپ دفاتر را ارائه دهند. لازم به ذکر است که پلمپ دفاتر نقش مهمی در افزایش شفافیت امور مالیاتی شرکت نیز خواهد داشت.
نحوه ی تنظیم دفاتر تجارتی
- تمام معاملات باید بر اساس تاریخ در صفحات مربوطه درج شوند.
- به هیچ عنوان موارد مندرج در دفتر را مخدوش یا خراشیده نکنید.
- بیشتر از حد معمول، جای سفید در دفاتر نگذارید.
- نوشتن در حاشیه دفتر یا بین سطور ممنوع است.
- اگر در حین نوشتن دفاتر اشتباهی رخ داد باید در صفحه مشخص از دفتر، توضیحات لازم درج شود و به آن ارجاع داده شود.
عدم رعایت موارد فوق می تواند سندیت و اعتبار دفاتر قانونی را زیرسوال ببرد. قطعا دفاتری که اعتبار خود را از دست می دهند علیه صاحب آن ها عمل خواهد کرد.
مدت نگهداری دفاتر تجارتی چقدر است؟
برای پاسخ به این سوال باید به قانون تجارت استناد کنیم. هنگامی که یک شرکت مدارک لازم جهت اخذ پلمپ دفاتر را ارائه می دهد و پلمپ دفاتر را دریافت می کند موظف است بعد از اتمام دوره مالی، حداقل تا ۱۰ سال دفاتر را در بایگانی نگهداری کند. اگر شرکت منحل شده باشد بر اساس نظر مدیر ثبت اسناد، در یک مکان مشخص از تاریخ اتمام دوره مالی باید تا ۱۰ سال دفاتر را نگهداری کرد. در غیر این صورت متخلف شناخته می شود و ممکن است جریمه هایی علیه او درنظر گرفته شود و مدیر شرکت راهی به جز پذیرش جریمه نداشته باشد.
بدون دیدگاه