کاربرگ حسابداری فرمی است که به منظور جمع آوری، دسته بندی و ثبت اطلاعات حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد. در واقع کاربرگ نوعی فرم پیش نویس محسوب می شود که اطلاعات حسابداری قبل از بستن حساب ها، تهیه صورت های مالی و … در آن درج می شوند. این کار به منظور اطمینان از صحت اطلاعات انجام می شود و تمام کسب و کارهای بزرگ و کوچک از فرم هایی به نام کاربرگ حسابداری استفاده می کنند.
کاربرگ حسابداری
کاربرگ حسابداری یک فرم پیش نویس است که شامل چندین ستون می باشد. تعداد این ستون ها بر اساس نیاز شرکت تعیین می شود که مکانی برای درج اطلاعات حسابداری است. هر کدام از ستون ها دربردارنده سود و زیان، ترازنامه، اصلاحات، تراز آزمایشی، نام حساب ها و … است. توجه داشته باشید که کاربرگ نمی تواند به عنوان جایگزین صورت های مالی درنظر گرفته شود و در واقع جزو مدارک رسمی حسابداری نیست. بلکه نوعی چرک نویس است که در حین انجام امور حسابداری مورد استفاده قرار می گیرد.
انواع کاربرگ حسابداری به منظور بررسی مغایرت ها و اشتباهات احتمالی در صورت های مالی کاربرد دارند. اطلاعاتی که در کاربرگ ها درج می شود با مدارک و مستندات حسابداری تطابق داده می شوند. به همین دلیل آن ها را با مداد می نویسند تا هر گونه اشتباه قبل از تهیه صورت های مالی پایان دوره در آن اصلاح شوند.
نحوه تهیه کاربرگ حسابداری
روش تهیه کاربرگ حسابداری چیست؟ معمولا کاربرگ ها در انتهای دوره حسابداری تهیه می شوند و حسابداران باید با مراحل تهیه آن آشنا باشند. در فرم های پیش نویسی که به عنوان کاربرگ شناخته می شوند لیستی از مانده حساب ها، تنظیمات مرتبط با هر حساب، ترازنامه و … درج می شوند. همچنین در زیر هر ستون، عنوان های بدهکار و بستانکار قید می شود که بعد از ورود اطلاعات حسابداری باید از آن ها برای صحت سنجی محاسبات استفاده کرد.
- نام حساب: لیستی از حساب ها را در ستون اول درج می کنیم. این لیست به ترتیب شامل دارایی ها، بدهی ها، حقوق صاحبان سهام، درآمدها و هزینه ها می باشد.
- تراز آزمایشی: در این قسمت موجودی حساب هایی که در دفتر کل وجود دارند به ستون های بدهکار و بستانکار منتقل می شوند. هدف از ایجاد این ستون در کاربرگ حسابداری ، اثبات برابری جمع ستون بدهکار و بستانکار می باشد.
- اصلاحات: این ستون به منظور اصلاحات ثبت دفاتر مورد استفاده قرارمی گیرد. ثبت های اصلاحی باید به همان ترتیبی درج شوند که در دفتر روزنامه ثبت شده اند.
- تراز آزمایشی اصلاح شده: ارقامی که در ستون تراز آزمایشی اصلاح شده درج می شوند مجموع ارقام مندرج در ستون تراز آزمایشی و اصلاحات می باشد. آن ها به طور افقی با یکدیگر جمع شده و در این ستون نوشته می شوند. مثبت با منفی بودن حاصل جمع، بدهکار یا بستانکار بودن را نشان می دهد.
- سود و زیان: ستون دیگری که در کاربرگ وجود دارد مربوط به سود و زیان است و مختص بدست آوردن سود و زیان حساب می باشد. در بخش بدهکار جمع مانده حساب هزینه و در بخش بستانکار جمع مانده حساب های درآمد از ستون تراز اصلاح شده قرار خواهد گرفت. بدیهی است که اگر مقدار بدهکار بیشتر باشد به این معناست شرکت ضررده می باشد و بالعکس! در سطر آخر جمع ارقام حساب ها نوشته می شود و با تفریق آن ها می توان به سود یا زیان کلی شرکت دست پیدا کرد.
- ترازنامه: در این ستون اطلاعات و داده های مربوط به برداشت ها و دارایی ها ذکر می شود. همچنین در قسمت بدهکار ترازنامه و بدهی ها و در قسمت بستانکار سرمایه قرار خواهد گرفت. در زیر هر ستون جمع برداشت و دارایی ثبت می شود.
کاربرگ حسابداری در اکسل
نقش نرم افزار اکسل در کاربرگ حسابداری چیست؟ همان طور که می دانید اکسل یکی از مهم ترین نرم افزارهای پایه برای حسابداری می باشد و تمام حسابداران موظف هستند که با ساخت کاربرگ در آن آشنا باشند. بدین منظور درآمدها و هزینه ها به طور روزانه در یک جدول ثبت می شوند. ابتدا با نام شرکت و سال مالی در بالای جدول درج شود و سپس ستون ها را بر اساس ترتیبی که در بالا به آن ها اشاره کردیم تهیه کنید. در هر ستون باید بدهکار و بستانکار با یکدیگر برابر باشند تا از درست بودن محاسبات و عملکرد مالی مطمئن باشیم. در انتهای هر ستون باید یک تابع جمع قرار داده شود تا تمام ستون ها با یکدیگر لینک شوند. در این حالت است که تغییر در هر ستون می تواند نتیجه را نیز تغییر دهد.
انواع کاربرگ های حسابداری
کاربرگ عمومی
از کاربرگ عمومی به منظور برنامه ریزی و انجام امور حسابداری استفاده می شوند. بدین منظور نمونه های مختلفی از جمله کاربرگ برنامه ریزی حسابداری، قرارداد حسابرسی، پرسشنامه کنترل گرهای داخلی، بودجه زمانی و یادداشت نکته ها طراحی شده است.
کاربرگ نهایی
این کاربرگ به عنوان کاربرگ تراز آزمایشی نیز شناخته می شود و جدولی است که مانده سال جاری و سال گذشته قبل از حساب های دفتر کل و ستون های اصلاح پیشنهادی در آن قید می شوند. تمام کاربرگ ها توسط این کاربرگ کنترل و خلاصه می شوند.
کاربرگ اصلی
اهمیت این کاربرگ همانند کاربرگ نهایی می باشد و مهم ترین کاربرد آن در ترکیب هر گروه از حساب های مشابه در دفتر کل می باشد. جمع هر کدام از این کاربرگ ها به کاربرگ نهایی منتقل شده و بیانگر ماده موجودی حساب بانکی، وجوه نقد، موجودی تنخواه گردان و موجودی صندوق می باشد.
کاربرگ اصلاحات پیشنهادی
این کاربرگ حسابداری به منظور متعادل سازی طبقه بندی طراحی شده است و با استفاده از آن می توان تخلفات با اهمیت در صورت های مالی را اصلاح کرد.
کاربرگ تفصیلی
یک کاربرگ فوری محسوب می شود که جزئیات حساب دارایی یا بدهی را منعکس می کند.
کاربرگ تجزیه و تحلیل
این کاربرگ به منظور حسابرسی حساب های گم شده از جمله ادوات و ماشین آلات، اموال و تجهیزات، بدهی های بلندمدت و حقوق صاحبان سهام مورد استفاده قرار می گیرد. حسابدار به کمک این کاربرگ می تواند خلاصه تغییرات یک دوره از دفتر کل را بدست آورد.
کاربرگ محاسباتی
به وسیله این کاربرگ می توان اطلاعات مرتبط با حساب های شرکت را با مدارک حسابداری انطباق داد. به منظور راستی آزمایی داده هایی همچون مالیات، حقوق و دستمزد، استهلاک دارایی ها و … می توان از این کاربرگ استفاده کرد.
کاربرگ صورت مغایرت
اگر به دنبال بررسی تضادها و مغایرت ها باشیم باید از کاربرگ صورت مغایرت استفاده کنیم. به طور مثال تطبیق مانده حساب دریافتی با تاییدیه های دریافتی از مشتری، بررسی مبالغ ثبت شده و … به کمک این کاربرگ انجام می شود.
به عنوان کلام آخر باید به این موضوع اشاره کنیم که کاربرگ حسابداری به منظور کاهش خطا در محاسبات توسط حسابداران در انتهای دوره مالی تهیه می شود و انواع مختلفی دارد. حسابداران موظف هستند با انواع فرم های کاربرگ آشنا باشند و در مواقع مورد نیاز از آن ها استفاده کنند.
بدون دیدگاه