کدینگ حسابداری به زبان ساده یعنی دسته بندی حساب ها! روش های مختلفی برای انجام این کار وجود دارد که شکل درختی، رایج ترین آن می باشد. کدینگ یکی از مهم ترین اصطلاحات حسابداری به شمار می رود که نشان دهنده سطوح مختلف حساب ها است و تعیین می کند که سرشاخه و زیرشاخه هر کدام از آن ها چیست.
کدینگ حسابداری چیست ؟
کدینگ حسابداری نوعی از دسته بندی حساب ها به شمار می رود که برای هر کدام از آن ها کد و زیرشاخه تعیین می شود. در حال حاضر نرم افزارهای حسابداری بهترین روش برای کدینگ محسوب می شوند. اما به جز آن می توان از اکسل نیز استفاده کرد. قبل از آنکه برای انجام امور حسابداری، نرم افزار طراحی شود یا از شرکت خدمات حسابداری کمک گرفته شود، از کاغذ بدین منظور استفاده می شد. اما نرم افزارهای مالی امکانات و توانایی های زیادی دارند و می توان تغییرات گسترده ای در آن ها ایجاد کرد. همچنین سرعت و دقتی که در آن ها وجود دارد کمک می کند تا کدینگ حسابداری و دسته بندی حساب ها به بهترین نحو انجام شود.
اهداف کدینگ در حسابداری چیست؟
کدینگ جزو کارهای مهم و اساسی است که باید از ابتدای شروع امر حسابداری انجام شود. اگر در ابتدای کار، حساب ها را دسته بندی نکنیم و زیرشاخه های هر کدام را تعیین نکنیم مشکلات زیادی در طول مسیر برای ما ایجاد می شود. در ادامه به مهم ترین اهداف کدینگ حسابداری اشاره می کنیم:
- کدینگ باعث می شود که تمام عملیات مالی به طور استاندارد، یکپارچه و در یک فرمت خاص انجام شود.
- ایجاد کدینگ به کاهش خطاهای انسانی کمک می کند و سرعت و دقت در پردازش اطلاعات را افزایش می دهد.
- کدینگ به تهیه گزارشات مالی با دقت زیاد کمک می کند و به آن سرعت بیشتری می بخشد.
- هنگامی که بخواهیم بررسی های مالی را به منظور سرمایه گذاری یا محاسبه میزان دارایی ها انجام دهیم بهتر است از کدینگ حسابداری کمک بگیریم تا قدرت تصمیم گیری تصمیم گیرندگان داخلی و خارجی بهبود پیدا کند.
ایجاد کدینگ در حسابداری جزو کارهای تخصصی است که باید حتما توسط حسابداران یا مدیران مالی مجرب انجام شود. اگر این کار به درستی انجام شود بسیاری از مشکلات حسابداری و مالی ریشه کن می شوند و یا از بروز آن ها جلوگیری می شود.
انواع کدینگ در حسابداری
کدینگ حفظی
این شیوه از کدینگ بر اساس حروف اول حساب ها می باشد که بسیار ساده و بر اساس مختصر نویسی است. در این روش که بسیار مرسوم است از حروف اول کلمات استفاده می شود. به طور مثال حساب های دریافتنی با کد ( ح – د ) نمایش داده می شوند.
کدینگ متوالی
این کدینگ به نام سریالی یا پی در پی نیز شناخته می شود. در این شیوه اعداد به شکل پشت سر هم به حساب ها تخصیص داده می شود.
کدینگ سلسله مراتبی
کدینگ سلسله مراتبی مزایایی بیشتری نسبت به کدینگ های مذکور دارد که می توان به مهم ترین آن ها عدم محدودیت در تعداد کالاها، داده ها و حساب ها اشاره کرد. دقت و نظم خوبی در این شیوه برقرار است و می توان گفت که جزو پرکاربردترین روش های کدینگ می باشد. تصور کنید در یک شرکت، برای حساب سرمایه کد ۳۰۳ تخصیص داده می شود. اگر حسابدار بخواهد یک زیرگروه به این حساب بیفزاید یک عدد اعشار به آن اضافه می کند. به طور مثال ۱/۳۰۳ . این روش کاملا ساختار یافته است و هیچ محدودیتی ایجاد نمی کند.
کدینگ توده ای
در کدینگ حسابداری، کدینگی به نام توده ای وجود دارد که در آن، کدها به یک حساب اختصاص پیدا می کنند. این شیوه صرفا برای یک دوره مالی کاربرد دارد که جزو مهم ترین محدودیت آن به شمار می رود.
کدینگ وجهی
تخصیص اعداد و کدها به عنوان یک قرارداد استاندارد درنظر گرفته می شوند. هر کدام از اعداد معرف نوعی از حساب های خاص و زیرمجموعه آن ها می باشد.
ساختار استاندارد کدینگ در حسابداری چگونه است؟
- گروه حساب: گروه حساب یکی از لایه های ساختار استاندارد کدینگ به شمار می رود که صورت حساب های مالی در آن قرار می گیرند. در این سطح تمام درآمدها، هزینه ها، حقوق مرتبط با صاحبان سهام، بدهی های جاری و غیرجاری قرار می گیرد.
- حساب کل: در این لایه صورت حساب های مالی تعریف می شوند. به طور معمول، فعالیت ها و نیازهای شرکت از اجزای این لایه می باشند و گروه حساب را به ارقام کوچک تر تقسیم می کند.
- حساب معین: در این لایه حساب کل به حساب های جزئی تر تقسیم می شوند.
- حساب تفصیلی ۱ و ۲ : این حساب ها، خرد شده حساب معین هستند و به طبقه بندی و شناسایی راحت تر حساب ها کمک می کنند.
هنگامی که قصد تنظیم ساختار کدینگ حسابداری را داریم باید به چند موضوع مهم از جمله استانداردهای حسابداری، کنترل های داخلی، فعالیت شرکت و گزارشات مورد نیاز توجه کنیم. گزارشات موردنیاز شامل درون سازمان و برون سازمانی هستند که هر کدام از آن ها کابردهای خاص خود را دارند. آن ها کمک زیادی به مدیران مالی و ارشد شرکت ها می کنند تا بتوانند تصمیمات بهتری برای آینده بگیرند.
در حال حاضر نرم افزارهای حسابداری به طور پیش فرض دارای کدینگ هستند و حسابداران می توانند به راحتی اقدام به ثبت اسناد و رویدادهای مالی کنند. نکته مهمی که باید به آن توجه داشته باشید این است که صرفا ثبت اسناد در نرم افزارهای حسابداری کفایت نمی کند. بلکه شما باید همان اسناد را درون دفاتر رسمی و قانونی شرکت نیز وارد کنید. یکسان بودن اطلاعات مندرج در نرم افزار و دفاتر قانونی شرکت اهمیت زیادی برای سازمان امور مالیاتی دارد. مهم ترین دفاتر قانونی شامل دفتر روزنامه و کل می باشد که در مطالب قبل به نحوه تحریر آن ها اشاره کردیم.
بدون دیدگاه