دفاتر قانونی الکترونیکی (Electronic Statutory Books) به نوعی از دفاتر مالی گفته می‌شود که به جای نسخه‌های فیزیکی و کاغذی، به صورت دیجیتال و در بسترهای الکترونیکی نگهداری و ارائه می‌شوند. این دفاتر شامل اطلاعات حسابداری و مالی شرکت‌ها هستند که طبق قوانین و مقررات مالیاتی کشور باید ثبت و حفظ شوند.
در ایران، استفاده از دفاتر قانونی الکترونیکی بخصوص با گسترش سامانه‌های مالیاتی و سیستم‌های الکترونیکی نظیر سامانه مودیان و پایانه فروشگاهی در حال گسترش است. کلیه شرکت‌ها و اشخاص حقیقی که دارای کسب‌وکار هستند، بر اساس قانون باید هر سال دفاتر قانونی خود را پلمپ کرده و به سازمان امور مالیاتی کشور تحویل دهند. در واقع پلمپ دفاتر به معنای تأیید رسمی و قانونی دفاتر حسابداری است. شرکت‌ها موظفند دفاتر پلمپ شده را به مدت ۱۰ سال نگهداری کنند. بطور کلی این دفاتر به دو دسته تقسیم می شوند. دفاتر قانونی (رسمی) و دفاتر کمکی (غیر رسمی). دفتر روزنامه و دفتر کل از دفاتر قانونی رسمی هستند و دفاتری چون معین و تفضیلی دفاتر کمکی بحساب می آیند و در روند اجرای امور حسابداری به ما کمک می‌کنند. دفاتر کمکی به عنوان مستندات قانونی محسوب نمی گردند.
انواع دفاتر قانونی
- دفتر روزنامه
- دفتر کل
- دفتر دارایی
- دفتر معین (در برخی موارد)
قانون جدید پلمپ دفاتر قانونی
از ابتدای سال ۱۴۰۴، تغییرات جدیدی در قانون پلمپ دفاتراعمال شده است که شامل الزام به ثبت الکترونیکی دفاتر و استفاده از امضای دیجیتال در برخی فرآیندها می‌شود. و این امر روند دریافت دفاتر را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند. با حذف دفاتر فیزیکی متقاضیان می‌بایست ازطریق سامانه جامع ثبت شرکت‌ها، تمامی اطلاعات مالی خود را وارد نموده و درخواست پلمپ دفاتر را بصورت آنلاین ثبت کرده و بدون مراجعه حضوری، این فرآیند را تکمیل کنند. این سامانه به عنوان یک پایگاه داده جامع ، کلیه اطلاعات مورد نیاز را در خود ذخیره کرده و امکان دسترسی سریع و آسان به آن‌ها را فراهم می‌کند.
با اجرای این طرح، سازمان امور مالیاتی موظف شده است که گزارش‌ها و دسترسی‌های لازم را به مراجع مربوطه ارائه دهد. به عبارت دیگر، تمامی اطلاعات مالی مورد نیاز برای اهداف مالیاتی و نظارتی در سامانه جامع ثبت شرکت‌ها در دسترس خواهد بود.
طبق مقررات جدید، کلیه شرکت‌ها و کسب‌وکارها موظف‌اند دفاتر روزنامه و کل خود را قبل از آغاز سال مالی جدید پلمپ کنند. مهلت پلمپ دفاتر برای سال ۱۴۰۴ تا پایان اسفندماه ۱۴۰۳ تعیین شده است. عدم پلمپ به‌موقع این دفاتر می‌تواند منجر به جریمه‌هایی معادل ۲۰ درصد مالیات متعلقه شود.
انجام کلیه خدمات مالی و مالیاتی
امضاء دیجیتال چیست؟
امضای دیجیتال یا الکترونیکی، نوع خاصی از امضاست که از یک نام کاربری و رمز عبور، تشکیل شده و در سیستم های مربوطه ، به نام شخص، ثبت می گردد. این امضا، کاربردهای گواناگونی دارد که مهمترین آن ها امضا کردن قرادادهای الکترونیکی و امضا فرم در سامانه های مختلف، همچون سامانه عملیات الکترونیکی سازمان مالیات کشور می باشد.
ثبت نام دفاتر قانونی الکترونیکی
برای ثبت درخواست پلمپ دفاتر قانونی خود در سال ۱۴۰۴، باید به سامانه ثبت شرکت‌ها به آدرس irsherkat.ssaa.ir مراجعه کنید. در این سامانه، با وارد کردن اطلاعات شرکت یا کسب‌وکار خود و تکمیل فرم‌های مربوطه، می‌توانید درخواست پلمپ دفاتر را ثبت کنید. پس از تکمیل فرم‌ها و تأیید نهایی، مدارک مورد نیاز را از طریق پست به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال نمایید
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر قانونی الکترونیکی ۱۴۰۴
| نوع متقاضی | مدارک مورد نیاز |
|---|---|
|
اشخاص حقیقی |
کپی کارت ملی |
|
|
مدارک مورد نیاز برای پلمپ دفاتر ۱۴۰۴ |
|
|
مجوز فعالیت کسبی |
|
|
وکالت‌نامه وکیل شرکت (در صورت وجود) |
|
|
اصل اظهارنامه پلمپ (با مهر و امضا) |
| نوع متقاضی | مدارک مورد نیاز |
|---|---|
|
اشخاص حقوقی |
کپی کارت ملی مدیرعامل |
|
|
وکالت نامه وکیل مسئول ( درصورت وجود) |
|
|
اصل اظهارنامه پلمپ یا امضاء |
|
|
کپی روزنامه تاسیس شرکت |
|
|
کپی روزنامه حاوی تغییرات (در صورت وجود) |
|
|
معرفی نامه برای اشخاص دولتی (درصورت نیاز) |
هزینه دفاتر قانونی الکترونیکی
هزینه پلمپ دفاتر قانونی به عوامل مختلفی بستگی دارد.
- نوع شرکت (حقیقی یا حقوقی)،
- تعداد صفحات دفاتر (۵۰، ۱۰۰ یا ۲۰۰ برگ) و
- تعرفه‌های تعیین‌شده از سوی سازمان ثبت شرکت‌ها
اما به‌طور معمول، هزینه های زیر را برای ثبت درخواست دفاتر قانونی الکترونیکی باید درنظر گرفت
- هزینه بررسی و پردازش پرونده؛
- هزینه چاپ و پلمپ دفاتر؛
- هزینه ارسال (در صورت ارسال پستی).
بر اساس قانون جدید و استفاده از خدمات آنلاین یا همان دفاتر قانونی الکترونیکی ممکن است هزینه ها متفاوت باشند.
تعرفه‌های دولتی و قوانین جدید مالیاتی نیز می‌توانند بر قیمت نهایی تأثیر بگذارند، بنابراین توصیه می‌شود پیش از اقدام به پلمپ دفاتر، از سامانه ثبت شرکت‌ها یا یک مشاور مالی استعلام بگیرید. تأخیر در ثبت و پلمپ دفاتر ممکن است منجر به جریمه‌های مالیاتی شود، پس بهتر است در زمان مناسب و طبق دستورالعمل‌های جدید اقدام نمایید.
مزایای دفاتر قانونی الکترونیکی
در سال‌های اخیر، دیجیتالی شدن فرآیندهای مالی و اداری سرعت گرفته و پلمپ دفاتر قانونی نیز به سمت الکترونیکی شدن پیش رفته است. استفاده از امضای الکترونیکی در فرآیند پلمپ دفاتر ۱۴۰۴، مزایای زیر را به همراه دارد:
- کاهش هزینه‌های چاپ و نگهداری دفاتر کاغذی
- جلوگیری از خطاهای انسانی در ثبت داده‌ها
- افزایش دقت و امنیت اطلاعات مالی
- تسهیل در ارائه گزارش به سازمان امور مالیاتی
- امکان بررسی سریع توسط ممیزان مالیاتی
- صرفه جویی در زمان و هزینه ( ثبت و پیگیری آنلاین بدون نیاز به مراجعه حضوری )
- جلوگیری از جعل و تغییرات غیرمجاز در اسناد
- استفاده از دفاتر قانونی الکترونیکی به‌جای دفاتر کاغذی به حفظ محیط‌زیست کمک می‌کند
برای کسب اطلاعات بیشتر
و دریافت آخرین اخبار و قوانین حسابداری و مالیاتی
مارا در شبکه های اجتماعی دنبال کنید
پلمپ دفاتر قانونی با امضای الکترونیکی یا همان دفاتر قانونی الکترونیکی ،یکی از اقدامات نوین در راستای دیجیتالی‌سازی فرآیندهای مالی و حسابداری در ایران است. این روش جایگزینی برای فرآیند سنتی پلمپ فیزیکی دفاتر در اداره ثبت شرکت‌هاست و هدف آن، تسهیل، تسریع و افزایش شفافیت در روند حسابداری و نظارت مالی است.
بدون دیدگاه