تحریر دفاتر قانونی به معنی نوشتن اطلاعات مالی و حسابداری یک کسبوکار در دفاتر رسمی است که طبق قوانین کشور (معمولاً در ایران و برخی کشورها با نظام مالیاتی مشابه) برای مقاصد حسابرسی، مالیات و شفافسازی مالی مورد استفاده قرار میگیرند. تحریر دفاتر قانونی برای تمام شرکت ها و موسساتی که مشمول پرداخت مالیات هستند الزامی می باشد. در این دفاتر باید رویدادهای مالی و فعالیت های اقتصادی شرکت ثبت شوند و در موعد مقرر به سازمان امور مالیاتی تحویل داده شوند. توجه داشته باشید که تحریر دفاتر قانونی توسط افراد متخصص انجام می شود تا هیچگونه مشکلی به وجود نیاید. زیرا خط خوردگی، لاک گرفتگی و … در این دفاتر ممنوع است.
تحریر دفاتر قانونی چیست؟
تحریر دفاتر قانونی بر عهده حسابداران است و گاهی اوقات از یک شرکت خدمات حسابداری و مشاوران نیز کمک گرفته می شود. این امر کمک می کند تا در نحوه نوشتن دفاتر قانونی هیچ مشکلی ایجاد نشود. دفاتر قانونی حسابداری به دو دسته رسمی ( قانونی) و غیر رسمی ( کمکی) تقسیم بندی می شوند که نوع رسمی آن اهمیت ویژه ای برای سازمان امور مالیاتی دارد.
برای نوشتن دفاتر قانونی از قوانین خاصی استفاده می شود. اگر تحریر به درستی انجام نشود این دفاتر فاقد ارزش خواهند بود. به طور مثال یکی از قوانین این است که در انتهای این دفاتر به صورت مورب و با خودکار نوشته شده باشد. وجود خط خوردگی و لاک گرفتگی کاملا ممنوع است و تمام واژگان باید خوانا درج شوند. اطلاعاتی که در این دفاتر درج می شوند نباید امکان پاک شدن داشته باشند. لازم به ذکر است که نوشتن دفاتر قانونی یکی از خدمات حسابداری محسوب می شود و اگر شرکت ها نتوانند آن را انجام دهند می توانند این کار را به شرکت های حسابداری تفویض کنند.
👈بیشتر بدانید: دفاتر قانونی الکترونیکی
انجام کلیه خدمات تنظیم و تحریر دفاتر قانونی
دلایل نگهداری دفاتر قانونی
یکی از مهم ترین دلایل نگهداری دفاتر قانونی این است که می توان از آن ها اطلاعات مربوط به افزایش، کاهش یا مانده حساب را استخراج کرد. علاوه بر آن هنگامی که معاملات در دفاتر ثبت می شوند از خطاهایی مانند ثبت دوباره یا عدم ثبت جلوگیری خواهد شد. مدیران هر شرکت می توانند با مراجعه به دفاتر قانونی به اطلاعات کامل و جامعی دست پیدا کنند و بر مبنای آن تصمیم های بهتری برای آینده اخذ کنند.
مهم ترین اطلاعاتی که با تحریر دفاتر قانونی درج می شوند شامل تاریخ معامله، مبلغ بدهکار یا بستانکار، حساب بدهکار یا بستانکار و … می باشد. در واقع تمام اطلاعاتی که راجع به فعالیت های مالی یک شرکت وجود دارد در این دفاتر به ثبت می رسد و کاملا مستند می شود. بسیاری از شرکت ها ترجیح می دهند تحریر دفاتر را به صورت ماهانه انجام دهند. زیرا این امر باعث صرفه جویی زیادی در زمان می شود. لازم به ذکر است که اگر تحریر دفاتر قانونی به درستی و بر مبنای قوانین اداره مالیات انجام شود، مالیات شرکت ها به صورت خوداظهاری محاسبه می شود. اما اگر تحریر دفاتر به درستی انجام نشود، مالیات به شکل علی الراس محاسبه خواهد شد.
مهم ترین دفاتر قانونی شامل روزنامه، کل و معین است. اگر به مطلب قبلی وب سایت تحت عنوان ” دفاتر قانونی حسابداری چیست؟ ” مراجعه کنید با تعاریف دقیق و ویژگی های هر کدام از این دفاتر آشنا خواهید شد. یکی از تصورات اشتباهی که وجود دارد این است که اگر یک شرکت از نرم افزارهای حسابداری استفاده می کند دیگر نیازی نیست معاملات را در دفاتر قانونی ثبت کند. در حالی که برای انجام امور حسابداری باید از هر دو روش استفاده کرد و تنظیم دفاتر قانونی اهمیت زیادی دارد.
تاخیر در تحریر دفاتر قانونی
هر کدام از سازمان ها و شرکت هایی که مشمول پرداخت مالیات هستند باید دفاتر قانونی خود را در انتهای سال مالی به اداره امور مالیات تحویل دهند. طبق قانون، دفاتر قانونی باید حداکثر تا پایان تیر ماه سال بعد به اداره مالیات ارائه شوند، مشروط به آنکه تا پایان اسفند سال مالی موردنظر پلمپ شده باشند. در صورتی که تحویل آن ها با تاخیر انجام شود ۲۰% جریمه علاوه بر مالیات اصلی شامل آن ها خواهد شد. این قانون کمک کرده تا بسیاری از شرکت ها اقدام به تحویل به موقع دفاتر کنند. شرکت خدمات حسابداری “نامدار گروپ” در زمینه های مختلفی از جمله تحریر دفاتر قانونی حسابداری فعالیت می کند و شما می توانید برای جلوگیری از بروز مشکلاتی مانند جریمه تاخیر، تحریر دفاتر را به این شرکت بسپارید.
انواع دفاتر قانونی یا دفاتر حسابداری
- دفتر روزنامه: مهم ترین دفتر حسابداری به شمار می رود و شامل دفتر روزنامه عمومی و اختصاصی است. تمام رویدادهای ثبت شده در این دفتر باید بر اساس تاریخ وقوع باشد و ثبت روزانه آن ها مهم است.
- دفتر کل: تهیه و تنظیم ترازنامه و صورت های مالی بر اساس اطلاعات مندرج در دفتر کل انجام می شود. تمام حساب هایی که در دفتر روزنامه ثبت شده اند باید با فاصله زمانی بیشتری به دفتر کل منتقل شوند.
- دفتر دارایی: دارایی های منقول و غیرمنقول شرکت از طریق دفتر کل در دفتر دارایی ثبت می شوند و این اطلاعات باید توسط مدیر شرکت تایید شوند.
- دفتر معین: حساب های دفتر کل به طور جداگانه، دقیق و با جزئیات به دفتر معین منتقل می شوند.
- دفتر کپیه: این روزها دفتر کپیه قدیمی شده و جزو دفاتر منسوخ شده به حساب می آید. در سال های گذشته تمام اسناد مالی، فاکتورها، نامه ها و … بر اساس تاریخ وقوع در این دفتر ثبت و نگهداری می شدند.
جریمه خط خوردگی دفاتر قانونی
همان طور که قبلا اشاره شد در تحریر دفاتر قانونی نباید خط خوردگی وجود داشته باشد. این دفاتر باید عاری از اشتباه و خطا باشند. در غیر این صورت دفاتر رد می شوند و علاوه بر اعمال جریمه، مالیات به طور علی الراس محاسبه می شود. دفاتر قانونی باید توسط اداره ثبت شرکت ها، دارای پلمپ باشند و از یک شماره اختصاصی برای درج در اظهارنامه مالیاتی برخوردار باشند. قطعا دفاتری که از بیرون خریداری می شوند جزو دفاتر قانونی محسوب نمی شوند و از نظر ممیزین مالیاتی، غیر قانونی و غیر رسمی هستند.
به منظور نوشتن دفاتر روزنامه و کل باید از خودکار آبی یا مشکی استفاده شود. به هیچ عنوان از خودکارهای سبز، قرمز، مداد، روان نویس و … استفاده نشود. اگر به هر دلیلی اشتباهی در نوشتن این دفاتر رخ داد باید آن را با رنگ قرمز مشخص کرد و خط خوردگی نباید به نحوی باشد که متن قبلی خوانده نشود. سپس متن یا مبلغ صحیح با خودکار آبی یا مشکی در بالای آن درج شود. نکته مهمی که وجود دارد این است که در تحریر دفاتر قانونی نباید میزان اشتباهات و خط خوردگی ها بیش از حد باشد. زیرا توسط بازرسان رد می شود و مورد تایید نخواهند بود.
نکات مهم در تحریر دفاتر قانونی:
با خودکار و جوهر مشکی یا آبی نوشته شود.
بدون خط خوردگی، لاکگیری یا فاصله زیاد میان سطرها.
هر برگ باید شماره داشته باشد (در دفاتر پلمپشده از اداره ثبت).
هیچ صفحهای نباید از دفتر جدا شود یا خالی بماند.
نوشتن باید به ترتیب تاریخ و بهصورت روزانه باشد.
در صورت اشتباه، باید با ذکر عبارت «باطل شد» اصلاح گردد.
موارد عدم قبول تحریر دفاتر قانونی
- عدم تطابق تحریر دفاتر قانونی با استانداردهای حسابداری
- خدشه کار کردن دفاتر توسط پاک کردن، تراشیدن و …
- مخدوش کردن پلمپ و کم بودن تعداد برگه های دفاتر
- زیاد بودن سفیدی یا سفید ماندن تمام صفحه
- ثبت تمام یا بخشی از فعالیت ها در بین سطرها
- ثبت تمام یا بخشی از فعالیت ها در حاشیه دفاتر
- تاخیر در ثبت رویدادها و عدم رعایت تقدم
- پاک کردن اطلاعات ثبت شده به منظور تقلب و دستکاری
- عدم ارائه یک یا چند جلد از دفاتر قانونی ( حتی اگر سفید باشد و مورد استفاده قرار نگرفته باشد.)
- پلمپ نشدن دفاتر قانونی به واسطه اداره ثبت شرکت ها و مراجع ذی ربط
- جدا کردن یک یا چند برگ از صفحات دفاتر
- عدم ثبت فعالیت های مالی شعبه ها در دفتر مرکزی
- عدم تطابق اطلاعات ثبت شده در دفاتر با اطلاعات ثبت شده در نرم افزارهای حسابداری
- تغییر نرم افزار حسابداری بدون اطلاع رسانی به سازمان امور مالیاتی
- عدم ثبت اطلاعات با پول و زبان رایج کشور
اگر دفاتر قانونی به یکی از دلایل فوق رد شوند، بازرس مالیاتی موظف است مراتب را بیان کند و آن را به اطلاع مودی برساند. همچنین پرونده را به منظور رسیدگی، به هیات مربوطه ارجاع دهد. مودی به مدت ۳۰ روز بعد از تاریخ ابلاغ باید به هیات مربوطه مراجعه کند و توضیحات خود را به طور کتبی بیان کند.
نمونه تحریر دفاتر قانونی
در ادامه، یک نمونه تحریر دفاتر قانونی برای دفتر روزنامه و دفتر کل ارائه میدهم تا با نحوه صحیح ثبت آشنا شوید. این نمونه مربوط به یک تراکنش ساده خرید نقدی کالا است.
📘 نمونه تحریر دفتر روزنامه
| تاریخ | شرح عملیات | عطف | بدهکار | بستانکار |
|---|---|---|---|---|
| ۱۴۰۴/۰۱/۱۵ | خرید نقدی کالا به مبلغ ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ ریال | – | ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ | – |
| ۱۴۰۴/۰۱/۱۵ | بانک (پرداخت وجه نقد بابت خرید کالا) | – | – | ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ |
توضیح: در این ثبت، شما کالایی را بهصورت نقدی از محل بانک خریداری کردهاید. پس حساب خرید کالا بدهکار و حساب بانک بستانکار میشود.
📗 نمونه تحریر دفتر کل
حساب خرید کالا
| تاریخ | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار | مانده |
|---|---|---|---|---|---|
| ۱۴۰۴/۰۱/۱۵ | خرید کالا از طریق بانک | روزنامه ۱ | ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ | – | ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ بدهکار |
حساب بانک
| تاریخ | شرح | عطف | بدهکار | بستانکار | مانده |
|---|---|---|---|---|---|
| ۱۴۰۴/۰۱/۱۵ | خرید کالا | روزنامه ۱ | – | ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ | ۵۰,۰۰۰,۰۰۰ بستانکار کاهش یافته |
نکات تکمیلی:
“عطف” به معنای شماره صفحه مرجع در دفتر دیگر است (مثلاً دفتر روزنامه یا دفتر کل).
تمام اطلاعات باید به صورت روزانه، دقیق و بدون خطخوردگی ثبت شوند.
اگر اشتباهی در ثبت رخ دهد، باید خط روی آن کشیده شود و عبارت «باطل شد» کنار آن نوشته شود. سپس ثبت صحیح در سطر بعدی انجام شود.
برای کسب اطلاعات بیشتر
و دریافت آخرین اخبار و قوانین حسابداری و مالیاتی
مارا در شبکه های اجتماعی دنبال کنید
بدون دیدگاه