پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری، به دنبال مکانیزه شدن علم حسابداری اتفاق افتاد. این سیستم ها کمک می کنند تا اطلاعات مالی به راحتی جمع آوری، ذخیره، ثبت و گزارش دهی شوند و در این پروسه، صرفه جویی زیادی در زمان و انرژی ایجاد شود. در حال حاضر تمام شرکت ها، واحدها و بنگاه های اقتصادی به منظور انجام امور مالی خود به پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری نیازمند هستند.
ضرورت استفاده از سیستم های اطلاعاتی حسابداری
قبل از آنکه به موضوع ” پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری ” بپردازیم باید ابتدا بگوییم که اصلا سیستم اطلاعات حسابداری چیست ؟ حتما خاطرتان هست که در سال های گذشته شرکت ها و سازمان ها از ثبت دستی برای اسناد و مدارک خود استفاده می کردند و بایگانی آن ها به شکل کاغذی بود. این روش احتمال خطا، اشتباه، جعل و دستکاری را افزایش می داد. با گسترش شرکت ها و توسعه فعالیت ها، مدارک و اسناد مالی نیز بیشتر شدند و روش های دستی برای ثبت آن ها پاسخگوی نیازشان نبود. به همین دلیل نرم افزارها یا سیستم های اطلاعاتی حسابداری ابداع شدند تا تمام مراحل ثبت، ذخیره و بایگانی به شکل الکترونیکی انجام شود.
قطعا هر کدام از شرکت ها و واحدهای اقتصادی که بخواهند جایگاه مترقی خود را حفظ کنند و به سهم بیشتری از بازار دست پیدا کنند باید از سیستمی مدرن و دقیق برای جمع آوری اطلاعات استفاده کنند. نرم افزارهایی که بدین منظور طراحی می شوند کمک می کنند تا انجام امور حسابداری به بهترین نحو صورت بگیرد و اطلاعات به خوبی تجزیه و تحلیل شوند و خروجی آن ها بر تصمیمات آتی مدیران تاثیر مثبتی بگذارد. توجه داشته باشید که پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری نیاز به برنامه ریزی و سرمایه گذاری درازمدت دارد.
اساس پیاده سازی سیستم اطلاعاتی حسابداری
- بدیهی است که شیوه پیاده سازی این سیستم و میزان سرمایه گذاری بر روی آن بر اساس سطح گسترش و نیاز سازمان تعیین می شود. سیستم های اطلاعاتی حسابداری در انواع مختلف وجود دارند که هر کدام از آن ها می توانند کاربردهای ویژه ای داشته باشند. پس مهم ترین اصل در پیاده سازی آن ها، تعیین هدف و نیاز است.
- اگر یک سازمان، شرکت یا واحد اقتصادی ارتباطات گسترده ای دارد و تبادل اطلاعاتی او با سایر سازمان ها زیاد است نیاز به پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری افزایش پیدا می کند. زیرا این سیستم ها باعث تسهیل ارتباطات خواهد شد.
- اگر خروجی سیستم های اطلاعاتی، باعث کسب بازخورد مثبت از مخاطبین شود قطعا تمایل صاحبان سازمان و شرکت ها را برای پیاده سازی آن ها بیشتر می کند.
مراحل پیاده سازی سیستم اطلاعاتی حسابداری
- در گام نخست باید انواع سیستم های اطلاعاتی را شناخت و بهترین نوع آن را بر اساس نیاز شرکت انتخاب کرد.
- بعد از آنکه انتخاب بهترین سیستم اطلاعاتی انجام شد باید برای تهیه و خرید آن به سراغ موسسات معتبر و مجرب بروید. این موسسات از پشتیبانی و خدمات عالی برخوردار هستند.
- پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری باید با راهنمایی و مشورت موسسه مذکور باشد.
- وارد کردن اطلاعات و نگهداری درست از دیگر مراحلی است که باید مدنظر داشته باشید.
- بهبود، ارتقا و ایجاد تغییرات ضروری و لازم در سیستم های اطلاعاتی از دیگر گام های مهمی است که برخی از شرکت ها نسبت به آن بی توجه هستند.
لازم به ذکر است که پرهزینه ترین مرحله، پیاده سازی سیستم و استفاده از آن است که اگر به درستی اجرا نشود می تواند تمام گزارشات و تصمیمات اخذ شده را تحت تاثیر منفی قرار دهد.
اجزای سیستم اطلاعات حسابداری
- پرسنل و کارکنانی که موظف به استفاده از سیستم هستند.
- دستورالعمل ها و روش هایی که در خصوص استفاده از این سیستم وجود دارند و باید به آن ها عمل شود.
- داده ها و اطلاعاتی که به عنوان خوراک سیستم تلقی شده و ورودی آن محسوب می شوند.
- هماهنگ بودن سخت افزارهای موجود در شرکت با نرم افزار پایه سیستم های اطلاعاتی ضروری است.
- وجود شبکه اطلاعاتی موجود در سازمان که سیستم اطلاعاتی بر روی آن پیاده سازی شود.
- در هنگام پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری باید از امنیت سخت افزارها و نرم افزارها مطمئن بود تا اطلاعات محرمانه در دسترس همگان قرار نگیرد.
دسته بندی سیستم های حسابداری
- چرخه درآمد: دسته نخست به عنوان چرخه درآمد درنظر گرفته می شود و منظور آن تمام فعالیت ها و رویدادهای مالی و غیر مالی است که به تولید درآمد ختم شود.
- چرخه مخارج: بدیهی است که هر چرخه درآمدی محصول یک چرخه مخارج است. هیچ سازمانی نمی تواند بدون مخارج، به درآمد برسد.
- چرخه تولید: تولید پروسه ای است که هزینه های مشخصی در آن صرف می شود تا یک محصول ساخته شود و از فروش آن درآمد حاصل شود.
- چرخه منابع انسانی: منابع انسانی جنبه مالی غیر مستقیم برای تولید و سازمان محسوب می شوند. اگر نیروی انسانی وجود نداشته باشد تولیدی هم اتفاق نمی افتد. هزینه هایی از جمله دستمزد، بیمه و … برای منابع انسانی صرف می شوند.
- چرخه تامین مالی: هر فعالیتی که به تامین پول منجر شود جزو این چرخه به شمار می رود.
مراحل پیاده سازی سیستم اطلاعاتی حسابداری
بررسی های اولیه جزو مراحل زیرساختی برای پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری محسوب می شوند و به معنای امکان سنجی است. یعنی امکانات موجود در سازمان برای انجام چنین کاری ارزیابی شده یا خیر؟ آیا سرمایه مورد نیاز وجود دارد؟ آیا سخت افزارهای شرکت برای پیاده سازی این سیستم مناسب هستند؟ آیا افرادی در شرکت وجود دارند که بتوانند بعد از پیاده سازی سیستم از آن استفاده کنند؟
پس از آنکه مرحله فوق با موفقیت انجام شد، وارد فاز طراحی سیستم برای سازمان خواهیم بود. طراحی بر مبنای نیاز شرکت است. سپس نوبت به آماده سازی سخت افزارها می رسد و نصب نرم افزارها بر روی آن ها ! نرم افزارها باید مورد آزمایش قرار بگیرند و قبل از آنکه اطلاعات از دفاتر کاغذی به طور کامل وارد سیستم شوند، ابتدا باید بخشی از آن ها به طور آزمایشی وارد شده و آزمون های صحت عمل بر روی آن ها انجام شود. قطعا اسناد و مدارک جزو مهم ترین اطلاعات شرکت محسوب می شوند و اگر از بین بروند خطرات زیادی از جمله ورشکستگی سازمان را تهدید خواهد کرد.
با اجرای مرحله تست کیفیت نهایی، اجرایی شدن برنامه آغاز می شود. قطعا کاربران و پرسنلی که در سازمان فعالیت می کنند باید با روش ها و دستورالعمل های مربوطه آشنایی داشته باشند تا صلاحیت استفاده از سیستم اطلاعات حسابداری را بدست آورند.
بعد از گذراندن مراحل فوق باید نرم افزار اصلی بر روی سخت افزارها نصب شود و تمام اطلاعاتی که در مرحله آزمایشی وارد سیستم شد به سیستم اصلی منتقل شود. بروز کوچک ترین اشتباه در این مرحله می تواند به از بین رفتن اطلاعات منجر شود.
نکته بسیار مهم!
تمام مراحلی که در بخش قبل به آن ها اشاره کردیم باید توسط افراد متخصص و حرفه ای انجام شود. هیچ کدام از مراحل مانند امکان سنجی، طراحی، تست کیفیت و … کار ساده ای نیستند و نیازمند تجربه و دانش می باشند. شرکت هایی که به سیستم های اطلاعات حسابداری نیاز دارند می توانند برای اجرا و پیاده سازی آن ها از شرکت خدمات حسابداری کمک بگیرند. شرکت های حسابداری خدمات متنوعی ارائه می دهند که یکی از آن ها پیاده سازی سیستم های اطلاعاتی حسابداری است.
بدون دیدگاه