تنخواه گردان چیست؟ اگر بخواهیم به زبان ساده تنخواه را شرح دهیم باید بگوییم مبلغی است که برای یک بازه زمانی به یکی از کارکنان شرکت سپرده می شود تا او مخارج کوچک مانند خرید ملزومات اداری، حمل و نقل و … را از این طریق تامین کند. به این دلیل که فرآیند اداری برای پرداخت هر کدام از این هزینه ها، زمان زیادی از کارکنان بخش حسابداری و مالی خواهد گرفت، تنخواه راه حل مناسبی برای آن محسوب می شود. تنخواه گردان تمام فاکتورهایی که مربوط به مخارج کوچک می شوند را جمع آوری می کند و در انتهای بازه زمانی مذکور به واحد مالی ارائه می دهد تا عملیات ثبت آن ها انجام شود.
تنخواه چیست؟
قبل از آنکه به این سوال پاسخ دهیم که تنخواه گردان چیست ؟ باید بدانید مفهوم تنخواه در حسابداری چیست ؟ با شکل گیری و گسترش شرکت ها، هزینه های جزئی و کوچک آن ها نیز بیشتر می شود. همان طور که می دانید پرداخت هزینه های مختلف باید توسط واحد مالی ثبت شوند. اما برخی از هزینه ها به قدری کوچک هستند که صرف زمان برای ثبت آن ها مقرون به صرفه نمی باشد و انرژی زیادی از کارکنان واحد مالی خواهد گرفت. برای این موضوع راه حلی به نام تنخواه گردان وجود دارد.
تنخواه گردان یکی از کارکنان شرکت محسوب می شود که مبلغی پول در یک بازه زمانی مشخص در اختیار او قرار می گیرد تا او هزینه های کوچک مانند خرید ملزومات اداری، حمل و نقل، پست و … را بپردازد. او فاکتورها و رسیدهای مربوطه را جمع آوری می کند و در انتهای بازه زمانی، آن ها را به واحد مالی تحویل می دهد تا عملیات ثبت آن ها انجام شود. تنخواه گردان می تواند هزینه های مربوطه را بدون نیاز به دریافت تایید از واحد مالی بپردازد. لازم به ذکر است که مبلغ تنخواه، توسط حسابدار برآورد می شود.
تنخواه گردان حسابداری چیست؟
عبارت تنخواه گردان در زبان انگلیسی petty cash fund یا imprest account fund می باشد و همان طور که اشاره شد مقداری وجه نقد است که برای سهولت در پرداخت های روزمره و کوچک در اختیار فردی به نام تنخواه گردان قرار می گیرد. نکته مهمی که وجود دارد این است که فرقی نمی کند هزینه مربوطه چقدر جزئی یا کوچک باشد. بلکه مهم این است که تنخواه گردان باید فاکتور آن را نزد خود نگه دارد و بعد از تحویل آن ها به واحد مالی، توسط مدیریت این بخش یا مدیر تنخواه امضا شود. در بسیاری از شرکت ها، شاهد بایگانی کردن این فاکتورها هستیم.
ویژگی های تنخواه گردان چیست؟ بدیهی است فردی که به این سمت منصوب می شود باید کاملا صادق و مورد اعتماد باشد و مورد تایید هئیت مدیره شرکت قرار بگیرد. اگر فرد نادرستی در این سمت فعالیت کند این احتمال وجود دارد که مبلغ تنخواه را برای مصارف شخصی اختصاص دهد و سپس فاکتورهای صوری به واحد مالی ارائه دهد. زیرا مبلغ تنخواه صرفا برای هزینه های مالی شرکت درنظر گرفته می شود و به هیچ عنوان نباید آن ها را به منظور منافع شخصی مورد استفاده قرار داد.
نمونه فرم تنخواه گردان
مهمترین اهداف از ایجاد حساب تنخواه گردان چیست؟
- پرداخت سریع و آسان هزینه ها: همان طور که اشاره کردیم تنخواه گردان می تواند هزینه های مربوطه را بدون نیاز به تایید واحد مالی بپردازد. همچنین بر حسب نیاز و در صورت عدم دسترسی به امکانات بانکی، می توان هزینه های مهم و ضروری را از این طریق نیز پرداخت کرد.
- کاهش حجم عملیات حسابداری: به کمک حسابی که برای تنخواه درنظر گرفته می شود، حجم عملیات های مربوط به انجام امور حسابداری کاهش پیدا می کند. زیرا نیازی نیست که هر هزینه کوچکی ثبت شود.
- کنترل وجوه نقد شرکت: هنگامی که شرکت حساب های کوچک و جزئی را به تنخواه گردان می سپارد بهتر می تواند وجوه نقد خود را کنترل و مدیریت کند.
انواع تنخواه گردان
سیاست های داخلی شرکت موجب می شود که تنخواه گردان یا تنخواه دار به چند دسته مختلف از جمله تنخواه گردان متغیر، ثابت، نقدی، تعهدی، اصلی و فرعی تقسیم بندی شود. در ادامه شما با مهم ترین آن ها آشنا می کنیم:
تنخواه گردان ثابت
تنخواه گردان ثابت به این صورت است که هر ماه مبلغی مشخص به حساب تنخواه واریز می شود. این مبلغ بر اساس نیازهای شرکت و تایید مدیر امور مالی تعیین می شود. تنخواه گردان نیز موظف است هزینه های مربوطه را از این حساب تامین کرده و در انتهای ماه، فاکتور آن ها را تحویل دهد. اگر تنخواه گردان ثابت به یکی از کارکنان شرکت تخصیص پیدا کند هیچ هزینه ای به جز هزینه های مشخص شده نباید از آن پرداخت شود.
| بدهکار | بستانکار | |
|---|---|---|
| تنخواه گردان | ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ | |
| موجودی نقد و بانک | ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ |
تنخواه گردان متغیر
در این روش، سقف مبلغی تعیین می شود. این مبلغ بعد از تایید واحد مالی به حساب تنخواه گردان واریز می شود و او موظف است که در پایان دوره، فاکتورها را همراه با مبلغ باقی مانده از حساب تنخواه، به واحد مالی و حسابداری تحویل دهد.
| بدهکار | بستانکار | |
|---|---|---|
| تنخواه گردان | ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ | |
| صندوق | ۲۰,۰۰۰,۰۰۰ |
ثبت تنخواه گردان
اکنون به خوبی می دانیم که منظور از تنخواه گردان چیست و فردی که به این سمت منصوب می شود چه وظایفی را بر عهده دارد. روشی که برای ثبت تنخواه مورد استفاده قرار می گیرد به دو صورت موقت و دائم است:
روش موقت
در روش موقت یا متغیر، تنخواه به شکل موقت ( کمتر از یکماه) در اختیار تنخواه گردان قرار می گیرد. هنگامی که تنخواه گردان مبلغ را دریافت می کند باید حساب تنخواه گردان بدهکار و حساب صندوق بستانکار شود. سپس هر هزینه ای که از حساب تنخواه دار پرداخت شود بدهکار و حساب تنخواه گردان بستانکار می شود.
روش ثابت
در تنخواه گردان ثابت، یک مبلغ مشخص به حساب تنخواه واریز می شود و در صورت خرج شدن بخشی از آن، دقیقا به همان مقدار قبل شارژ خواهد شد. برای ثبت تنخواه گردان ثابت باید هزینه ها بدهکار و بانک بستانکار شود.
ماهیت حساب تنخواه گردان چیست؟
اگر بخواهیم به ماهیت حساب تنخواه گردان اشاره کنیم باید بگوییم که ماهیت آن بدهکار است و از این نظر کاملا شبیه به حساب صندوق می باشد. هنگامی که این حساب بدهکار می شود مبلغ آن افزایش پیدا کرده و با بستانکار شدن آن شاهد کاهش مبلغ خواهیم بود.
نکات مهم در خصوص افتتاح حساب تنخواه گردان چیست ؟
- قطعا تایید صلاحیت تنخواه گردان ضروری است.
- مبلغی که در حساب تنخواه واریز می شود توسط هیات مدیره مشخص می شود و پرداخت آن تنها یکبار انجام می شود.
- بعد از واریز مبلغ به حساب تنخواه، باید رسید معتبر ارائه شود.
- تنخواه دار موظف است در قبال تمام هزینه هایی که از حساب تنخواه پرداخت می کند رسید معتبر ارائه دهد.
- اسناد پرداختی که توسط تنخواه گردان به واحد مالی ارائه می شوند باید بایگانی شوند.
- در صورتی که شرکت تمایل داشته باشد، می تواند ضمانت هایی مانند چک یا سفته از تنخواه دار دریافت کند.
تنخواه گردانی محبوب ترین شیوه پرداخت هزینه های فوری و ضروری در شرکت ها می باشد. در واقع این نوع پرداخت زمانی کاربرد دارد که نیازی نیست برای انجام هزینه های مربوطه، از چک استفاده کرد. اگر شرکت ها به نحو صحیحی از تنخواه گردان استفاده کنند قطعا هزینه های غیرقانونی را کاهش می دهند و تمام هزینه های کوچک را به عهده تنخواه دار می سپارند.
بدون دیدگاه