اگر بخواهیم به زبان ساده بگوییم که اموال گردانی چیست ؟ باید بگوییم که به معنای کنترل دارایی ثابت است و یک فرآیند ضروری حسابداری تلقی می شود. انجام این فرآیند در راستای مدیریت بهینه دارایی های یک مجموعه است و اگر نادیده گرفته شود در طولانی مدت مشکلاتی همچون شکست مالی و عدم موفقیت شرکت را در پی خواهد داشت.
اموال گردانی
منظور از اموال گردانی چیست ؟ و چه مزایایی برای شرکت دارد؟ اموال گردانی به عنوان یک سیستم هوشمند به منظور جمع آوری و نگهداری سوابق دارایی های ثابت شناخته می شود. به عبارتی دیگر اموال گردانی یعنی کنترل دارایی های ثابت شرکت ! این فرآیند کمک می کند تا میزان خسارات به تجهیزات به کمترین حد خود برسد و در دراز مدت باعث رشد مالی، ثبات منابع و موفقیت مجموعه شود.
دلیل اهمیت اموال گردانی در سیستم حسابداری چیست؟ از آنجایی که این فرآیند نوعی ردیابی اموال نیز نامیده می شود در حسابداری اهمیت زیادی دارد. معادل انگلیسی این واژه Asset Management می باشد و به معنای مدیریت اموال است. اموالی که در این فرآیند مورد بررسی قرار می گیرند از ویژگی های زیر برخوردارند:
- برای بیش از یک دوره مالی مورد استفاده قرار می گیرند.
- به منظور استفاده در تولید کالا، ارائه خدمات یا اهداف اداری نگهداری می شوند.
- قابل شناسایی هستند.
مزایای اموال گردانی چیست؟
همه شرکت ها و کسب و کارها اموالی دارند که باید به درستی از آن ها نگهداری شود. اموال گردانی کمک می کند که کنترل بیشتری بر روی دارایی ها داشته باشیم. همچنین کمک می کند تا از سرمایه گذاری، بازدهی بیشتری کسب کنیم. سایر مزایای این فرآیند شامل:
- شمارش اموال بدون خطا و اشتباه
- گزارش گیری دقیق با جزئیات
- افزایش دقت و توجه در اطلاعات جمع آوری شده
- ردیابی دقیق تمام اموال بدون خطا
- آگاهی دقیق از مغایرت ها
- کاهش هزینه های مربوط به نگهداری اموال
- پیشگیری از اتلاف زمان برای ردیابی اموال مفقودی
- الزام مسئولین به پاسخگویی راجع به اموال و دارایی ها
- بهینه سازی محافظت از دارایی های ثابت
- جلوگیری از اتلاف وقت برای جست‌وجو و ردیابی اموال مفقودی
دستورالعمل اموال گردانی به شیوه مدرن
در سال های گذشته اموال گردانی به شیوه ای سنتی انجام می شد که قطعا هزینه، زمان و انرژی زیادی می طلبید. اما امروزه از روش های مدرن بدین منظور استفاده می کنند و سیستم های هوشمندی که برای آن طراحی شده است سرعت کار را افزایش می دهد. لازم به ذکر است که در هر دو روش باید فرآیندهای زیر را طی کرد:
صورت برداری اموال
در نخستین مرحله تمام اطلاعات و داده های مربوط به اموال جمع آوری می شوند و در نرم افزارهای مخصوص ثبت می شود. این اطلاعات شامل مشخصات کالا، نام، تعداد، محل نگهداری، شرایط نگهداری، ارزش ریالی، مسئول نگهداری از آن، تاریخ خرید، آخرین تعمیر و وضعیت فعلی ( سالم یا غیر قابل استفاده ) می باشد. توجه داشته باشید که امور موجود در انبار فروشنده جزو اموال موقتی محسوب می شود که با اموال گردانی میزان فروش و موجودی آن قابل ردیابی است. اموالی که قبلا ثبت شده اند نباید مجددا صورت برداری شوند. در مرحله بعد باید محل استقرار و مسئول تحویل گیرنده اموال را مشخص کرد و مرکز هزینه آن را نیز تعیین کرد.
تعیین کدینگ دارایی
به هر کدام از واحدها یا طبقات یک کد اختصاص داده می شود که کاملا منحصر به فرد است. این کدها باید در سیستم ثبت شوند. کدها باید بر اساس کد مال، کد واحد، کد طبقه و کد ساختمان به ترتیب مشخص شوند. پیشنهاد می کنیم این کار را در اکسل انجام دهید و سایر اطلاعات از جمله کدینگ دارایی، برچسب اموال، کد طبقه، محل استقرار و … را نیز وارد کنید.
برچسب یا پلاک کوبی اموال
منظور از پلاک کوبی در اموال گردانی چیست ؟ هدف ردیابی و نگهداری سابقه هر کدام از دارایی ها به منظور جلوگیری از خطاهای احتمالی می باشد. در این فرآیند برای کدام از اموال یک کد اختصاص پیدا می کند که این کد در سیستم تعریف شده است. قبل از آنکه پلاک کوبی اموال شروع شود باید قالبی که برای برچسب انتخاب شده به تایید مدیران مربوطه رسیده باشد.
صورت برداری الکترونیکی
اموری همچون مشاهده سوابق، مغایرت گیری و صورت برداری با اسکن بارکد اموال انجام می شود. این کار نسبت به روش های سنتی کم هزینه تر است.
پالایش اطلاعات صورت‌برداری
بر اساس کدهایی که در سیستم تعریف شده اند، اقدام به تفکیک تمام اطلاعات کنید. سپس اسناد حسابداری اموال و دارایی ثابت صادر می شوند. بر اساس ماده ۱۴۹ اموال را گروه بندی کرده و مدت زمان استهلاک هر کدام از آن ها را محاسبه کنید.
بعد از در نظر گرفتن مرکز هزینه هر مال، داده های گردآوری شده را با گردش فعلی دفاتر مطابقت دهید. اگر مغایرتی وجود داشت، اصلاحات لازم را انجام داده و در نهایت، تمام اطلاعات را در نرم افزار ثبت کنید.
دستورالعمل اموال گردانی دستی
لازم به ذکر است در شرکت هایی که تعداد اموال بسیار زیاد می باشد اموال گردانی توسط افرادی به نام جمع دار یا حسابدار اموال انجام می شود. بدین شکل اموال شماره گذاری و ثبت می شوند. اموالی که برای هر بخش مورد نیاز است به او اعلام می شود و در هنگام دریافت اموال از انبار، شماره پلاک آن در حواله انبار درج می شود. این کار توسط انباردار قابل انجام است. جابجایی این اموال به محل جدید باید در فرم های مربوطه علامت گذاری شوند و شماره پلاک باید در فرم های مورد استفاده و تمام دفاتر جمع داری درج شود.
نکات مهم در اموال گردانی دستی
- پلاک باید در معرض دید باشد.
- اگر اموال کوچک هستند و نمی توان بر روی آن ها برچسب زد باید شماره را با رنگ روی مال بنویسند.
- در فرم های مربوطه باید تاریخ درخواست، شرح جنس و تاریخ تحویل ذکر شود.
- از فرم ها سه نسخه تهیه می شود که به جمع دار تحویل دهنده، جمع دار تحویل گیرنده و واحد مالی ارائه می شود. جمع دار تحویل دهنده باید درج شماره ردیف دفتر جمع دار درخواست کننده را در رسید اموال چک کند.
- واحد مالی موظف است بهای اموال تحویلی را در دفتر ثبت و بابت آن سند صادر کند.
- لیست مشخصات اموالی که در هر اتاق وجود دارد در دو نسخه تهیه می شود که تحویل گیرنده موظف به امضای آن هاست. یکی از نسخه ها بایگانی و نسخه دیگر در اتاق نصب می شود.
- اموالی که مختص به سالن های عمومی می باشد به پرسنل خدمات مسئول تحویل داده خواهد شد.
- جابجایی اموال ممنوع است. مگر آنکه جمع دار اطلاع داشته باشد.
- جمع دار موظف است زیر آخرین ردیف اموال ثبت شده را با دو خط افقی ببندد. اگر یکی از اموال به اتاق دیگر اضافه شد باید لیست دیگری با شماره لیست قبل تنظیم شود.
- اگر اموالی وجود دارند که به آن ها نیازی نیست باید برای مزایده اعلام شوند. این کار توسط جمع دار انجام می شود.
ابزارهای اموال گردانی مدرن چیست؟
- موبایل یا کامپیوتر
- بارکد و چاپگر بارکد
- تگ یا برچسب RFID
- نرم افزار مختص به مدیریت ردیابی یا اموال گردانی
اموال گردانی با بارکد
کاربرد بارکد در اموال گردانی چیست ؟ اگر اموال گردانی با بارکد انجام شود به هر کدام از اقلام یک کد منحصر به فرد تعلق می گیرد. بارکد از دو سیستم یک بعدی و دو بعدی برخوردار است که یکی از آن ها بر اساس قابلیت های متفاوت انتخاب می شوند. در بارکد تمام اطلاعات مربوط به اموال ذخیره شده و به این شکل شناسنامه دار می شوند.
شماره منحصر به فرد یا بارکد با پرینتر صنعتی چاپ شده و بر روی اموال چسبانده می شوند. معمولا جنسی که برای چاپ بارکد انتخاب می شود مقاوم و بادوام است. اطلاعات بارکد از طریق دستگاه اسکنر یا PDA رمزگشایی می شوند. سپس اطلاعات نمایش داده می شوند و قابل ویرایش هستند. به طور کلی در زیر بارکد، کد اموال هم درج می شود تا در صورت مخدوش شدن، قابل بازیابی باشد.
اموال گردانی در حسابداری
همان طور که اشاره کردیم هر کدام از شرکت ها یک سری دارایی های ثابت دارند. بعضی از نرم افزارهای حسابداری می توانند اموال و اثاثیه را به طور مکانیزه درج کنند. کالایی که خریداری می شود فاکتور زده می شود و کالا را از کل به جزء طبقه می کنند. به طور مثال محل قرارگیری اموال، واحد اموال، مدت زمان استهلاک و … در این طبقه بندی جای می گیرند.
لازم به ذکر است که این مشخصات قابل درج در سند نیستند. بلکه در سند، صندوق بستانکار و اموال و اثاثیه بدهکار هستند. در معین اسم اموال آورده می شود و سپس جزئیات آن در نرم افزار ذکر می شود. در نرم افزارهای حسابداری برای هر کدام از امول، یک فاکتور خرید صادر می شود و در قبال آن نیز سند حسابداری زده می شود. در شرکت هایی بزرگ حسابدار اموال یا جمع دار اموال وجود دارد که خرید دارایی ثابت را در سیستم ثبت می کند. سپس برای آن یک برچسب تعیین کرده و بر روی آن می زند. در نهایت پیگیری و زمان اسقاط آن بر عهده اوست.
سیستم ردیابی دارایی ها چیست؟
قطعا تاکنون متوجه شدید که اموال گردانی چیست و چرا به عنوان بهترین سیستم برای ردیابی دارایی ها محسوب می شود؟ اموال گردانی همان ردیابی دارایی ها محسوب می شود و به جرات می توان گفت که یکی از رازهای موفقیت هر سازمان می باشد.
اگر سیستم ردیابی دارایی ها به درستی انجام شود مشکلات انبارگردانی و حسابداری اموال مشخص می شوند و می توان آن ها را رفع کرد. به طور مثال اگر یکی از اموال پلاک نخورده باشد و یا قبلا برای آن کد تعیین کرده اید می توانید اطلاعات آن را به سیستم جدید بارکد متصل کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر
و دریافت آخرین اخبار و قوانین حسابداری و مالیاتی
مارا در شبکه های اجتماعی دنبال کنید
بدون دیدگاه