خزانه دار کیست و چرا یکی از زیرمجموعه های حسابداری در نظر گرفته می شود؟ خزانه دار تمام عملیات های مالی مرتبط با کسب و کار را انجام می دهد و مدیریت دریافت ها و پرداخت های شرکت بر عهده اوست. به همین دلیل می توان آن را یکی از زیرمجموعه های حسابداری محسوب کرد. در این مطلب خواهیم گفت که خزانه دار کیست و چه وظایف و مهارت هایی دارد؟
تعریف خزانه و خزانه دار
قبل از آنکه بگوییم خزانه دار کیست ؟ باید اشاره ای به تعریف خزانه داشته باشیم. خزانه مکانی است که در آن تمام دارایی های شرکت از جمله اموال، پول نقد و … نگهداری می شود. عملیات خزانه داری شامل تمام فعالیت هایی است که مربوط به ساماندهی اسناد مختلف؛ دارایی های نقدی، دریافت، پرداخت، حسابداری و … می باشد. اگر بخواهیم به طور تخصصی تر سخن بگوییم باید به این موضوع اشاره کنیم که خزانه و خزانه داری ۳ معنای مختلف دارد که شامل موارد زیر می باشند:
- خزانه که در آن دارایی های گران قیمت مانند الماس و طلا نگهداری می شود.
- خزانه دولت که تمام هزینه ها و درآمدهای آن را زیرنظر دارد. به طور مثال وزارت اقتصاد و دارایی، تحت نظر خزانه داری کشور فعالیت می کند.
- خزانه ای که در آن دارایی های نقدی و غیرنقدی یک شرکت نگهداری، مدیریت و ساماندهی می شوند.
در این مطلب قصد داریم راجع به خزانه داری نوع سوم که جزئی از حسابداری شرکت می باشد صحبت کنیم. عملیات خزانه داری در علم حسابداری به دو بخش نقدی و غیرنقدی تقسیم بندی می شود.
انواع خزانه داری در حسابداری
نقدی
تمام فعالیت هایی که شامل واریز، برداشت، انتقال، تنخواه گردانی و … می باشد جزو خزانه داری نقدی شرکت محسوب می شود. این فعالیت ها در همان تاریخی که به وقوع می پیوندند ثبت می شوند و یک طرف بدهکار و طرف دیگر بستانکار می شود.
غیر نقدی
تمام فعالیت هایی که به طور متعهدانه و مدت دار انجام می شود عملیات غیرنقدی نامیده می شوند. در این فعالیت ها یک در وجه ذینفع صادر می شود. به طور مثال چک، سفته و … که یک تاریخ مشخص برای نقد شدن دارند جزو فعالیت های خزانه داری غیرنقدی هستند. این عملیات ها در ۲ مرحله انجام می شوند:
- دریافت و پرداخت سند: در تاریخی که یک سند ( چک، سفته و … ) بین دو شخص حقیقی یا حقوقی مبادله می شود صادرکننده سند بستانکار و دریافت کننده آن بدهکار می شود. به عبارتی دیگر اسنادی پرداختی نوعی بدهی و اسناد دریافتی نوعی دارایی محسوب شده و ثبت می شوند.
- وصول سند: منظور از وصول، نقد شدن اسناد در تاریخ مقرر است. در این زمان اسناد دریافتنی بستانکار و وصول کننده بدهکار است.
وظایف حسابدار در خزانه داری چیست؟
خزانه دار کیست و چه وظایفی بر عهده اوست؟ تا اینجای مطلب با تعریف خزانه دار آشنا شدیم. وظایفی که بر عهده اوست بر اساس نوع شرکت، نیاز آن و دیدگاه مدیران مالی متفاوت است. اما به طور کلی وظایف خزانه دار شامل موارد زیر می باشد:
- تنخواه گردانی
- بایگانی کردن اسناد مالی شرکت به روش هایی از جمله دستی و نرم افزاری
- کنترل و نگهداری حساب های بانکی
- صادر کردن و دریافت سندهای دریافتی و پرداختی
- مرتفع کردن مغایرت های بانکی
- ارائه مشاوره های مالی و مالیاتی
- پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان
- یادآوری سررسید تعهدات به مدیران شرکت
- ارائه گزارشات مالی ( چک های معوقه، ضمانت نامه ها، صندوق ها و … ) به مدیران شرکت
- هماهنگی با تمام بخش های شرکت برای تراز بودن حساب ها
شرح وظایف حسابدار خزانه
از نظر هماهنگی با بخش مالی
خزانه دار کیست و از نظر هماهنگی با بخش مالی سازمان چه وظیفه ای بر عهده اوست؟ حسابدار خزانه مکلف است با تمام قسمت های مالی سازمان در ارتباط باشد و به منظور انجام کارهایی از جمله آزادسازی ضمانت مشتریان، ارائه گزارشات بر اساس آئین نامه های داخلی شرکت، بررسی ترازنامه های مالی و … اقدام کند.
از نظر ارتقای سطح علمی
خزانه دار باید در تمام جلساتی که به منظور ارتقای بخش خزانه برگزار می شود شرکت کند. معمولا این جلسات توسط شرکت بزگرار می شوند و خزانه دار می تواند از این طریق اطلاعات خود را افزایش دهد. همچنین می تواند اطلاعات متنوعی در خصوص انواع معامله بدست آورد تا در زمینه شغلی خود از آن ها استفاده کند. بهتر است که حسابدار خزانه یکی از اعضای انجمن های مالی باشد تا از خلاقیت و ابتکار عمل خود به بهترین نحو استفاده کند.
از نظر اخلاق حرفه ای
بدون شک خزانه دار باید از اخلاق حرفه ای از جمله افشا نکردن رازهای داخلی خزانه برخوردار باشد. به طور مثال حساب های مالی و میزان موجودی خزانه جزو رازهای آن محسوب می شوند که صرفا باید در اختیار واحد مالی که مسئول گردش حساب را داراست قرار بگیرد. حسابدار خزانه باید حدالامکان از ورود افراد متفرقه به درون خزانه جلوگیری کند و این موضوع را با حسن اخلاق به همه اعلام کند. زیرا در صورتی که مشکلی در حسابداری خزانه ایجاد شود مقصر رتبه اول، خزانه دار است. یکی دیگر از مواردی که می توان آن را به اخلاق حرفه ای نسبت داد این است که اگر خزانه دار رفتار مشکوکی از یکی از کارکنان مشاهده کرد آن را به مدیریت اعلام کند.
از نظر همکاری
ارتباط میان رئیس حسابداری و حسابرسی با حسابداری خزانه ضروری است. زیرا در تمام بخش های مذکور مطالباتی صورت می گیرد که خزانه دار باید از آن ها مطلع باشد.
مزایای استفاده از خزانه داری در حسابداری
بنگاه های اقتصادی که فعالیت وسیعی دارند دچار پیچیدگی های عملیات نقدی و غیر نقدی، مدیریت و ساماندهی آن ها هستند و باید به سهامداران و شرکای تجاری پاسخگو باشند. در این شرایط حضور خزانه دار در شرکت می تواند مزایای زیر را به همراه داشته باشد:
- انجام تمام عملیات های مالی مانند ایجاد سند، صدور و اصلاح آن
- تغییر وضعیت اسناد قابل دریافت در حالت های مختلف ( وصول شده، برگشتی، واگذار شده و … )
- تغییر وضعیت اسناد قابل پرداخت در حالت های مختلف ( پاس شده، پاس نشده، برگشتی)
- مدیریت اسناد دریافتی و پرداختی
- نگهداری بروز اطلاعات صندوق
- ارائه گزارش های مختلف مالی
- نگهداری و ثبت اطلاعات خزانه در سیستم و تدوین گزارش های موردنیاز
- کنترل مداوم نقدینگی و تهیه گزارش های روزانه از دریافتی ها و پرداختی ها
در این مطلب گفتیم که خزانه دار کیست و چرا حضور او در شرکت الزامی است؟ قطعا خزانه داری به عنوان یکی از بخش های عملیاتی و مهم در سیستم حسابداری در نظر گرفته می شود که به معنای ثبت تمام فعالیت های مالی یک بنگاه اقتصادی است. حسابداران خزانه می توانند برای تحلیل اطلاعات مورد نظر از نرم افزارهای تحلیل صورت های مالی استفاده کنند.
بدون دیدگاه