تنظیم دفاتر قانونی

منظور از دفاتر قانونی چیست؟

تنظیم دفاتر قانونی نخستین علمی است که هر حسابدار باید به آن واقف باشد. این فرد در حین انجام امور حسابداری با اسناد و اطلاعات مختلفی مواجه می شود که هر کدام از آن ها را باید بر اساس تاریخ وقوع در دفاتر ثبت کند. این دفاتر توسط قانون تعیین می شوند و به دو نوع روزنامه و کل تقسیم بندی می شوند.

• دفتر روزنامه: در دفتر روزنامه تمام رویدادها و عملیات مالی ثبت می شوند و ثبت آن ها باید بر اساس تاریخ وقوع انجام شود. این دفتر از چند ستون تشکیل شده که مربوط به تاریخ، شماره سند، شرح رویداد، مبلغ بدهکار و مبلغ بستانکار می باشد. این دفتر در هنگام تهیه صورت های مالی در سال مالیاتی مورد استناد قرار می گیرند و تمام اطلاعات با جزئیات در آن درج می شود. توجه داشته باشید هنگامی که حجم رویدادهای مالی خیلی زیاد است می توان برای هر کدام از انواع معاملات، یک دفتر روزنامه مخصوص به خود در نظر گرفت.
• دفتر کل: تفاوت دفتر روزنامه و کل در تعداد دفعات ورود اطلاعات و بروزرسانی ها می باشد. به طور مثال تمام جزئیات در دفتر کل ثبت نمی شوند و صرفا سرفصل های حسابداری در آن درج خواهد شد. جمع دارایی ها، جمع بدهکاران، جمع بستانکاران، صندوق، سرمایه در این دفتر ذکر می شود.

توجه داشته باشید که دفتر روزنامه و کل جزو دفاتر رسمی محسوب می شوند و دفتر معین به عنوان دفتر غیررسمی در نظر گرفته می شود. هیچ اجباری برای تهیه دفاتر غیررسمی وجود ندارد و صرفا به منظور سهولت و افزایش دقت در امر حسابداری از آن ها استفاده می شود.

نکات بسیار مهم در تحریر دفتر کل

• در تنظیم دفاتر قانونی از جمله دفتر کل باید برای هر کدام از سرفصل های حسابداری یک صفحه جداگانه در نظر بگیرید. منظور از سرفصل حسابداری همان کدینگ حسابداری است که شامل : دارایی ها، بدهی ها، حساب های پرداختنی، حساب های دریافتی، صندوق و … می شود.
• ترتیبی که برای انعکاس حساب ها در نظر گرفته می شود به این صورت است که باید ابتدا دارایی ها، سپس بدهی ها و سرمایه نوشته شود. عدم رعایت این ترتیب باعث بروز اشتباهات زیادی خواهد شد.
•  اگر در حین تنظیم دفاتر قانونی مرتکب اشتباه شدید باید با خودکار قرمز بر روی آن خط بکشید و سپس با استفاده از خودکار سیاه، ثبت جدید را در بالای ثبت قبلی بنویسید. عدم رعایت این شیوه از اصلاح حساب، اعتبار دفاتر قانونی شما را به خطر می اندازد. توجه داشته باشید که میزان خط خوردگی در دفاتر قانونی نباید از حد عرف بیشتر باشد. زیرا این احتمال وجود دارد که ممیزان مالیاتی به طور دقیق تر دفاتر شما را بررسی کنند و گاهی از مواقع آن ها را رد کنند.
• اکیدا توصیه می شود انتهای هر حساب را با یک خط مورب ببندید. این کار باعث می شود تا از سوء استفاده های احتمالی جلوگیری شود و افراد غیرمجاز و غریبه نتوانند حساب ها را دستکاری کنند.
• در انتهای هر صفحه از دفتر کل، باید جمع مانده بدهکار و بستانکار محاسبه و قید شود.

اشتباهات در تنظیم دفاتر قانونی

اشتباهات رایجی که در هنگام تحریر دفاتر قانونی رخ می دهد باعث بروز مشکلات عدیده ای در آینده خواهد شد که رفع کردن آن ها به زمان زیادی نیاز خواهد داشت. یکی از این اشتباهات، مغایرت میان اطلاعات ثبت شده در دفتر و نرم افزار حسابداری می باشد. همچنین تاخیر بیش از حد در ثبت اطلاعات در دفاتر ( بیشتر از ۱۵ روز ) از دیگر اشتباهاتی است که شما را گرفتار چالش های فراوانی خواهد کرد. توصیه می کنیم اصول دفتر نویسی را به طور صحیح اجرا کنید و آموزش های لازم را در این خصوص ببینید. اگر به هر دلیلی نمی توانید از نیروی حسابدار کاربلد در مجموعه خود استفاده کنید و با فاقد دانش حسابداری هستید از شرکت خدمات حسابداری ” نامدار گروپ ” کمک بگیرید. از مهم ترین خدمات این شرکت می توان به خدمات مالی و حسابداری، خدمات مالی و مالیاتی و … اشاره کرد.