دفاتر قانونی حسابداری به عنوان یکی از مهم ترین ابزارها درنظر گرفته می شوند که حسابداران به کمک آن ها می توانند اسناد و اطلاعات مورد نظر را ثبت کنند. در این مطلب علاوه بر آنکه خواهیم گفت منظور از دفاتر قانونی حسابداری چیست ؟ شما را با دفاتر رسمی و غیر رسمی آشنا خواهیم کرد و ویژگی ها و کاربردهای هر کدام را ذکر می کنیم.
دفاتر قانونی حسابداری
دفاتر قانونی حسابداری نخستین موضوعی است که حسابداران باید با آن آشنا شوند. زیرا انجام امور حسابداری و ثبت اسناد و اطلاعات باید از طریق این دفاتر صورت بپذیرد. به همین دلیل می توان گفت که دفاتر قانونی مهم ترین ابزاری هستند که در اختیار حسابداران قرار می گیرند. رویدادهای مالی بعد از آنکه به تایید مدیریت رسیدند باید در این دفاتر ثبت و نگهداری شوند. از آنجایی که این دفاتر مورد تایید قانون هستند به آن ها دفاتر قانونی گفته می شود.
انواع دفتر حسابداری
- رسمی : همان طور که می دانید دفاتر حسابداری به دو نوع رسمی و غیررسمی تقسیم بندی می شوند. دفاتر قانونی حسابداری دفتری هستند که تهیه و تنظیم آن ها الزام قانونی دارد و به دو نوع دفتر روزنامه و کل تقسیم بندی می شوند.
- غیررسمی : دفاتر غیر رسمی به عنوان دفاتر کمکی نیز محسوب می شوند که الزام قانونی برای تهیه و تنظیم آن ها وجود ندارد و صرفا به منظور تسهیل و افزایش دقت در امر حسابداری مورد استفاده قرار می گیرند. دفتر معین به عنوان معروف ترین دفتر غیررسمی شناخته می شود.
دفتر روزنامه چیست ؟
در دفتر روزنامه تمام معاملات و عملیات های مالی یک واحد اقتصادی ثبت می شود. این اطلاعات بر اساس تاریخ وقوع ثبت می شوند. دفتر روزنامه از چند ستون تشکیل شده است که شامل شماره سند، شرح رویداد، تاریخ وقوع، مبلغ بدهکار و بستانکار می باشد. شرکت ها و واحدهای اقتصادی از این دفتر برای تهیه صورت های مالی در سال مالیاتی استفاده می کنند. لازم به ذکر است شرکت هایی که قادر تنظیم دفاتر قانونی نیستند می توانند انجام آن را به شرکت خدمات حسابداری بسپارند و اصطلاحا این کار را برون سپاری کنند. خدمات مالی و مالیاتی یکی از مهم ترین خدمات حسابداری به شمار می روند.
توجه داشته باشید در شرکت هایی که حجم رویدادها و عملیاتی مالی بسیار زیاد است ممکن است برای هر نوع خاصی از معامله، یک دفتر روزنامه جداگانه درنظر گرفته شود که به آن دفتر روزنامه اختصاصی گفته می شود. این موضوع به معنای آن نیست که نیازی به دفتر روزنامه کلی نیست. دفتری که تمام معاملات و رویدادهای مالی در آن ثبت می شوند به نام دفتر روزنامه عمومی شناخته می شود.
دفتر کل چیست ؟
دفتر کل که یکی از دفاتر قانونی حسابداری به شمار می آید کمک می کند تا خلاصه معاملات و رویدادهای مالی به تفکیک پیش روی شما قرار بگیرد. نیاز به این دفتر زمانی احساس می شود که نمی توان بعضی از اطلاعات را از دفتر روزنامه استخراج کرد. در واقع محدودیت هایی که در دفتر روزنامه وجود دارد باعث شده که به دفتر کل نیاز پیدا کنیم و بتوانیم رویدادهای مالی را طبقه بندی و تفکیک کنیم.
در دفتر کل برای هر کدام از حساب ها، یک صفحه جداگانه در نظر می گیریم و اقدام به ثبت تمام رویدادهای مالی مرتبط با آن حساب در همان صفحه می کنیم. ثبت این رویدادها باید بر اساس تاریخ وقوع باشد. شاید این سوال در ذهن شما وجود داشته باشد که چه زمانی می توانیم اطلاعات را از دفتر روزنامه و کل انتقال دهیم؟ برخی از حسابداران معتقد هستند که این کار باید هر هفته انجام شود و برخی دیگر بر این اعتقاد هستند که این کار در ۱۰ روز پایانی ماه صورت بگیرد. همچنین بر اساس نظر عده دیگری از حسابداران، برای انتقال اطلاعات تا ۱۵ ام ماه بعد فرصت هست.
به دلیل ماهیتی که در دفتر کل وجود دارد، می توانید برای هر حساب اقدام به مانده گیری کنید. به این معنا که مجموع تمام بدهکار و بستانکار را از یکدیگر کسر کنید. مابه التفاوت این دو، به عنوان مانده حساب دفتر کل معرفی می شود. اگر مانده بدهکار بیشتر باشد، ماهیت حساب بدهکار است و بالعکس!
فرق دفتر روزنامه با دفتر کل چیست؟
مهم ترین تفاوت دفتر روزنامه و دفتر کل در دفعات ورود اطلاعات و بروزرسانی آن هاست. همچنین نوع اطلاعات ورودی نیز متفاوت از یکدیگر می باشد. به طور مثال در تحریر دفاتر قانونی از نوع دفتر روزنامه، تمام اتفاقات تجاری که در یک مجموعه می افتد ثبت می شوند اما در دفتر کل، اطلاعات جزئی درج نمی شوند و صرفا سرفصل ها ثبت می شوند. به طور مثال جمع بدهکاران، جمع بستانکاران، صندوق، دارایی و سرمایه در این دفتر ثبت می شوند.
دفتر معین چیست ؟
مشهورترین دفاتر قانونی حسابداری را مورد بررسی قرار دادیم. اکنون نوبت به این می رسد که به سراغ معرفی دفتر معین برویم. دفتر معین به عنوان دفتر غیررسمی درنظر گرفته می شود که به آن ” دفتر کمکی” هم گفته می شود. این دفتر به منظور تفکیک حساب های دفتر کل مورد استفاده قرار می گیرد. گاهی اوقات پیدا کردن برخی حساب ها در دفتر کل دشوار و زمان بر است. به همین دلیل حساب های مخصوصی که ممکن است شامل رویدادهای متعددی باشند در دفتر معین ثبت می شوند.
نکته مهمی که درباره دفتر معین وجود دارد این است که نگهداری برخی از حساب ها در این دفتر، به معنای عدم نگهداری آن ها در دفتر کل نیست. بلکه باید جمع مانده حساب در دفتر معین با جمع مانده همان حساب در دفتر کل مساوی باشد. دفتر معین جزو دفاتر قانونی اما غیررسمی محسوب می شود که صرفا برای کمک به فرآیندهای گزارش گیری کاربرد دارد. رایج ترین دفاتر معین شامل دفتر معین بانک، معین بدهکاران، معین بستانکاران و معین اموال می باشد.
منظور از سایر دفاتر قانونی حسابداری چیست ؟
به جز دفاتر فوق الذکر، دو مورد دیگر نیز وجود دارند که جزو دفاتر قانونی حسابداری محسوب می شوند اما غیررسمی هستند و در بسیاری از شرکت ها کاربرد دارند:
- دفتر دارایی: این دفتر به دفتری اتلاق می شود که باید در آن گزارش سالانه و کلی از دارایی های منقول و غیرمنقول توسط تاجر ثبت شود. همچنین باید دیون و مطالبات نیز با تمام جزئیات ذکر شوند. لازم به ذکر است که هم اکنون به دلیل وجود ترازنامه، دفتر دارایی کاربرد خود را از دست داده است.
- دفتر کپیه: دفتر کپیه دفتری است که نامه نگاری و صورتحساب های صادره به ترتیب وقوع ( تاریخ) در آن درج می شوند. در حال حاضر به دلیل وجود سیستم های اتوماسیون، دفتر کپیه کاربرد خود را از دست داده است.
پلمپ دفاتر قانونی
منظور از پلمپ دفاتر چیست ؟ پلمپ دفاتر یکی از وظایف مالیاتی شرکت ها، موسسات و تاجران می باشد که هرساله باید انجام دهند. درخواست پلمپ به شکل اینترنتی در سامانه اداره ثبت شرکت ها به ثبت می رسد و بعد از آنکه مراحل آن تکمیل شد، دفتر توسط پست به آدرس ثبتی شما ارسال می شوند. در واقع قبل از آغاز ثبت معاملات و رویدادهای مالی این دفاتر به شکل پلمپ شده به دست شما می رسند. این کار باید در مهلت قانونی خود انجام شود. در غیر این صورت جریمه های مالیاتی برای شرکت ها به دنبال خواهد داشت.
اهمیت دفاتر قانونی چیست ؟
دفاتر قانونی می توانند وضعیت حساب های یک شرکت یا واحد اقتصادی را از نظر بستانکار یا بدهکار بودن به طور واضح و شفاف منعکس کنند. همچنین این دفاتر اسناد رسمی مستدلی را ارائه می کنند که منجر به کاهش اشتباهات در امر حسابداری می شود. از طرفی دیگر اهمیت این دفاتر به دلیل انعکاس تمام جزئیات مربوط به رویدادهای مالی از جمله تاریخ وقوع، مقدار معامله، بستانکاری، بدهکاری و … می باشد. در واقع این دفاتر کمک می کنند تا اطلاعات مالی به ترتیب تاریخ، دسته بندی شوند.
بدون دیدگاه